いよいよワールドカップの開幕が近付いてきました。気になる試合の録画予約をしている方も多いと思います。今回は、ワールドカップの試合日程が簡単に確認できるように、いつも使うGoogleカレンダーに、簡単に試合日程を追加する方法を解説します。
ここでは、スポーツやエンタメ、勉強会などさまざまなイベントのカレンダーを共有し、自分のカレンダーに追加できるサービス「Calepo」(カレポ)を利用します。
▼Calepo
Calepo(カレポ) - カレンダーポータルサイト [スケジュール・iCal配信]
▼Calepo ワールドカップのカレンダー
2014 FIFAワールドカップ(ブラジル大会)スケジュール - カレンダー詳細 | Calepo(カレポ)<
ブラウザーで上記のURLにアクセスし、Calepoのワールドカップスケジュールのページを表示されたら[このカレンダーをカレポートする(Googleカレンダー)]をクリックします。
]]>新しいタブでGoogleカレンダーが表示されるので、ログインしていなかった場合はログインします。ログイン後[このカレンダーを追加しますか?]が表示されたら[はい、このカレンダーを追加します。]をクリックします。
Googleカレンダーにワールドカップの日程のカレンダーが追加されました。それぞれの予定をクリックすると、試合会場などが表示されます。
Googleカレンダーのショートカットキーは、主に、予定の表示を快適に行うためのものです。表示の切り替えや移動をキーボードで行うことで、予定の確認がすばやくできるようになります。予定の入力や編集には、マウスを併用した方が使いやすいでしょう。
Macでは[Ctrl]キーの代わりに[command]キーを押します。
ショートカット | 動作 |
---|---|
[K]または[P]/[J]または[N] | カレンダーの表示期間を前後に移動 |
[T] | 今日(現在の日時)のカレンダーに移動 |
[/] | 検索 |
[R] | カレンダーの更新 |
ショートカット | 動作 |
---|---|
[C] | 予定の作成 |
[Ctrl]+[S] | 予定を保存して元のビューに戻る |
[E] | 予定の詳細([予定リスト]ビュー時)を表示 |
[Delete]または[Backspace] | 表示中の予定を削除 |
Googleが無料で提供するメールサービス「Gmail」は、その便利さから多くの人が利用しています。iPhoneでは、iCloudのメールと同様にGmaiの設定が簡単に行えます。まず、[設定]-[メール/連絡先/カレンダー]をタップし、[アカウントを追加]を選びます。Gmailでの差出人名(自分の名前)、Gmailのメールアドレスとパスワードを入力して[次へ]をタップし、[保存]をタップしましょう。特に設定を変更しなければ、メールだけでなく、Googleカレンダーとの同期もオンになります。
モバイル版Googleカレンダー
http://www.google.com/calendar/
モバイル版Googleカレンダーでは、日・週・月のカレンダー形式ではなく、予定が並ぶリスト形式で表示されます。この表示形式は、パソコンでも[予定リスト]をクリックすることで切り替えられます。なお、モバイル版Googleカレンダーでは予定の入力ができません。予定の入力はパソコン、出先ではシンプルなモバイル版で予定を確認、という使い分けをしましょう。
画面の下にある[カレンダー設定]を選択して決定ボタン押すと、表示するカレンダーの選択と、時間の表示形式の変更(12時間か24時間)が行えます。出先で見たいカレンダーだけを表示するなど、使いやすい形にカスタマイズしましょう。
一度招待メールに返信したあとで参加・不参加を変更したいときは、招待メールを再度開いて[はい]、[いいえ]、[未定]をクリックし、返信し直します。
Googleカレンダーを利用していない人が招待メールを受け取った場合でも、HTMLメールを表示可能なメールソフトを使っている場合は[はい]、[いいえ]、[未定]の返事ができます。Googleカレンダーを利用しておらず、なおかつHTMLメールの表示ができないメールソフトを使っている場合は、メール本文の[予定の詳細]のURLをクリックします。ブラウザーが起動するので、[はい]、[いいえ]、[未定]を選択して[返答を送信]をクリックしましょう。
ゲストの返信を確認するときに[ゲストにメールを送信]をクリックすると、招待したゲスト全員にメッセージを送るための入力画面が表示され、簡単にメールを送ることができます。ただし、参加の人にも不参加の人にもメールが送られてしまうことに注意しましょう。
[マイカレンダー]や[他のカレンダー]の[設定]をクリックすると、現在利用しているカレンダーの一覧が表示されます。ここで[他のカレンダー]の一覧から、必要のなくなった共有カレンダー名の右にある[登録解除]をクリックすると、その共有カレンダーを削除できます。
[他のカレンダー]の[追加]‐[おすすめカレンダーを検索]をクリックすると、[おすすめカレンダー]が表示され、共有されている他のカレンダーを追加できます。Googleが用意している月の位相(月の満ち欠け)や祝日(日本の祝日のほかアメリカ、イギリスなど世界各国の祝日)のカレンダーを追加し、自分のカレンダーと重ね合わせて利用できます。
共有するためのカレンダーでは、ほかの人が見ることを前提にわかりやすい名前をつけましょう。例えば「仕事のスケジュール」という名前だと、共有した他のユーザーからは誰の「仕事のスケジュール」なのかわからなくなってしまいます。自分の名前をつけるなどして、共有した相手がわかりやすいカレンダー名にしましょう。
共有するとき、相手には4種類の権限を設定できます。[変更および共有の管理権限]は、予定の編集と、さらにほかのユーザーへの共有設定ができる最高の権限です。チームのリーダーにこの権限を設定して、一括して管理してもらうようにするのもいいでしょう。[予定の変更権限]は共有した予定の編集ができます。スケジュール管理を任せるスタッフがいる場合には、この権限を設定して共有するのが最適です。[閲覧権限 (すべての予定の詳細)]は予定の編集ができず、閲覧のみが可能です。通常はこの権限を利用しましょう。どの時間に予定が入っているかを知らせたいが、何の予定かは見られたくない、という相手には[予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)]を設定します。この権限で共有された相手は、カレンダーの予定が入っている枠のみが表示され、予定の名前や詳細は見ることができません。
設定した共有を取り消すには、手順4の画面で、取り消したいユーザーの名前の右に表示されているゴミ箱のアイコンをクリックします。
共有を設定した相手がGoogleカレンダーを利用していないときには、その相手は共有したカレンダーを見られません。あらかじめ相手にGoogleアカウントを作成するようにお願いしておきましょう。
ソフトウェアからデータを取り出すことを「エクスポート」といい、取り込むことを「インポート」といいます。このレッスンでは、Microsoft Outlookからエクスポートしたデータを、Googleカレンダーにインポートしました。もし、インポートしたい予定が長い期間におよぶ場合は、1年分ごとに分割してエクスポートし、数回に分けてインポートすることをおすすめします。データ量が多すぎる場合、インポート時にエラーが発生するおそれがあります。
Googleカレンダーは、アップルのスケジュールソフト「iCal」形式のデータをインポートすることもできます。また、Yahoo!カレンダーからCSV形式でエクスポートしたデータにも対応しています。iCalやYahoo!カレンダーからのインポートについて詳しくは http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=83126&cbid=-jfupbuymojst&src=cb&lev=topic# をご覧ください。
カレンダー名の右にある[▼]をクリックして[カレンダー設定]をクリックし、カレンダーの詳細ページで[限定公開URL]の[ICAL]をクリックすると、iCal形式でデータを取り出すためのURLが表示されます。同様に[XML]ではXML形式のデータが取り出せ、RSSリーダーに登録して利用することもできます。[HTML]ではHTML形式で今月のスケジュールを見るためのURLが表示されます。ただし、Outlookにインポートできる形式のデータをエクスポートすることはできません。
Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作り、まとめて表示・編集することが簡単です。そして、カレンダーごとに通知の設定や後のレッスンで紹介する共有(ほかの人にカレンダーを見せる)の設定を変更できます。通知が必要な重要スケジュール用とそうでないスケジュール用、自分だけが見ればいいプライベート用と同僚と共有する必要がある仕事用、家族用や恋人用など、重要度や相手別に複数のカレンダーを作って、上手に使い分けましょう。
カレンダー名の横の[▼]をクリックすると、メニューが表示されます。[カレンダー設定]ではカレンダー名の変更や通知の設定などが行えます。また、メニュー下の色のボックスから色を選択すると、予定の表示色を変更できます。
[マイカレンダー]の[設定]をクリックすると、現在利用しているカレンダーの一覧が表示されます。ここで、必要のなくなったカレンダー名の右にある[削除]をクリックすると、カレンダーを削除できます。
Googleカレンダーの通知方法は、[モバイル]のほか[ポップアップ]と[メール]の3種類があります。[ポップアップ]はWebブラウザの小さなウィンドウで知らせるもので、WebブラウザでGoogleカレンダーを表示している状態でないと動かない(時間になってもポップアップが出ない)という難点があります。[メール]は、Googleアカウントを作成したときのアドレスにメールが届きます。[通知を追加する]をクリックすることで通知方法を追加し、複数の通知を同時に利用することもできます。なお、標準では[メール]と[ポップアップ]が10分の設定になっています。
通知を受け取るのをやめたいときは、通知方法の右にある[削除]をクリックします。
通常は通知の必要はないけれど、特定の重要な予定のときだけ通知を受け取るようにしたい、という場合には、通知を受け取りたい予定の詳細を編集する画面を開き、[オプション]の[通知]で通知方法と時間を設定します。
繰り返しで設定できるパターンは、毎日、毎週特定の曜日(月・水・金、火・木、平日の5日間など。複数の曜日指定もOK)、毎月の特定日付、毎月の第○週の○曜日、毎年の特定日付、があります。かなり複雑な繰り返しの予定も、これだけのパターンがあれば対応可能です。
繰り返しの予定はそのままだと無期限に繰り返しますが、[期間]の[終了]にある[期限]をクリックし、期限となる日を選択すれば、期限を設定できます。期間限定プロジェクトの定例会議が今後3か月間だけある、というような場合には、最終日となる日を期限として設定しておけばOKです。
繰り返しの予定で、特定の回だけが変更や休止になってしまった場合には、その予定をドラッグして移動したり、削除します。[定期的な予定を編集]が表示されたときに[今回のみ]をクリックすれば、繰り返しのほかの回には影響がなく、その回の予定だけを編集できます。
予定の文字以外の部分をクリックしたときには、予定の内容を表示するバルーンが表示されます。ここで[予定の詳細を編集]をクリックすると、詳細の編集画面に切り替わります。
[場所]欄に関連する場所を入力しておくと、詳細の編集画面やバルーン上で場所を確認できるようになります。さらに[地図]をクリックすることで、Googleマップ上で場所を確認することができます。このときGoogleマップ上で表示されるのは地図の検索結果なので、社内の会議室名(「101会議室」など)を書いておいても正しい検索結果は得られません。地図を見る必要があるときは、駅名や正確な住所を入力しておけば、正しく検索され、地図を見ることができます。
予定を削除したいときは、まず予定の文字以外の部分をクリックします。すると予定の内容を表示するバルーンが表示されるので[削除]をクリックします。
ドラッグによる予定の移動は、日ごと、週ごと、月ごと、カスタムビューのそれぞれの表示中に、同じ画面内で行えます。ですから、週をまたいでも同じ月内であれば、月ごとの表示に切り替えることでドラッグできます。また、カスタムビューを上手に使えば月をまたいでの移動も可能です。別の方法としては、ドラッグによる移動に固執せずいったん予定を削除して変更になった日に入力し直す方法、また次のレッスンで紹介するように、予定の詳細を編集して日時を書き替える方法もあります。
日、または週ごとの表示で、日付のすぐ下にあるセルをクリックすると、終日の予定を作成できます。記念日、休暇、出張などの予定を書き込むときには、こちらを利用するといいでしょう。
Googleカレンダーは、1時間ごとの予定であれば開始時刻をクリックして名前を入力するだけで予定の入力が完了します。また、カレンダーの中でドラッグして時間帯を選択することで、30分だけの予定や2、3時間などの長い予定の入力も簡単。多忙なビジネスマンがスケジュールの管理に時間を取られてしまうのでは本末転倒です。Googleカレンダーなら、シンプルなインターフェースで軽快にスケジュールを管理できます。
カレンダー左上の左右のアイコンをクリックすることで、カレンダーの表示を前週(左)、次週(右)に切り替えることができます。また[今日]をクリックすると、作業をしている当日を含む週に切り替わります。これらは、以下のショートカットキーでも操作できます。
[P] | 前週 |
[N] | 翌週 |
[T] | 今日を含む週 |
カレンダー右上の[日]をクリックすると日ごとの、[月]をクリックすると月ごとの表示にカレンダーが切り替わります。このとき、カレンダー左上の左右のアイコンによる移動も日ごと、月ごとになります。また[4日]と表示されているのは「カスタムビュー」と呼ばれるもので、[設定]-[全般]メニューの[カスタムビュー]から、表示する単位を変更できます。これらは、以下のショートカットキーでも操作できます。
[D] | 日ごとの表示 |
[W] | 週ごとの表示 |
[M] | 月ごとの表示 |
[X] | カスタムビュー |
Google
http://www.google.co.jp/
Googleアカウントを作成するときのパスワードは、8文字以上でなくてはいけません。パスワードを入力すると安全度が「低」〜「良好」の範囲で判定されますから、「良好」なパスワードを目指しましょう。コツとしては、数字とアルファベットを混在させ、アルファベットも大文字と小文字を組み合わせるのが効果的です。
「Googleカレンダーを始める」の手順4を終了し、カレンダーが表示されたところでお気に入りに登録すると、次回以降はお気に入りから直接カレンダーを開けるようになります。