従来のメールソフトでは、メールの分類にフォルダを使用することがほとんどでした。一方Gmailでは、フォルダの代わりにラベルを使用します。ラベルはフォルダと同様にメールの分類に役立ちますが、付箋を貼るように、1つのメールに複数の目印を割り当てられるのが大きな利点です。

［受信トレイ］などでメールを選択し、［ラベル］‐［新規作成］をクリックすれば、新しいラベルを作成してラベルを付けることができます。複数のメールに対しても一度にラベルを付けることが可能です。

2009年7月から、Gmailは従来のメールソフトのようなドラッグ＆ドロップの操作にも対応しました。メールの一覧画面で、チェックボックスの左にあるドラッグエリアをラベルリストにドラッグすると、ラベルが付いた状態でメールを移動できます。逆に、ラベルリストをメールにドラッグしてラベルを付けることも可能です。いずれの操作も複数のメールをチェックして行うと、チェックしたメールすべてに対して結果が反映されます。操作自体はドラッグ＆ドロップですが、実際はラベルを付けたりはがしたりする操作と同じです。

ラベルを削除するには、削除したいラベルがあるメールの本文を表示しておき、ラベルの右側にある［×］をクリックすれば、メールからそのラベルが削除されます。

ラベルも検索対象に含めることができます。［検索オプション］で［検索対象］の［▼］をクリックすると、メニューの下部に作成済みのラベルが表示されるので、目的のラベルを選択します。

筆者は、「電話」や「アポイント」などのリアクションをラベル名にしています。また、あとでもう一度ファイルを参照したい場合に備え、「音楽データ」「文書データ」など、添付ファイルの種類によってラベルを付けることもあります。