Gmailにおける「アーカイブ」とは、［受信トレイ］からいったん見えない状態にして、必要に応じてまた取り出して見るようにできる、いわば「保管」といった意味合いの機能です。［受信トレイ］をできるだけすっきりさせておきたい場合、不要なメールを「削除」してしまうと、通常の検索対象にならないうえ、一定期間が経過するとメールが完全に消えてしまいます。「アーカイブ」すれば、［すべてのメール］を表示させることで時系列に並んだ状態のすべてのメールが確認ができるうえに、検索して取り出すことも容易です。つまり、アーカイブすることでGmailを「メールデータベース」として活用できるのです。従来のメールソフトで、再利用の可能性が低そうなメールを「削除」していた方も、Gmailではできるだけメールを「削除せず、アーカイブ」するのがおすすめです。

いったんアーカイブしたメールは［受信トレイ］から消えますが、そのメールに対して返信があると、スレッドが自動的に新着メールとして［受信トレイ］に戻ってきます。アーカイブされたまま見逃してしまう、という心配はありません。

忙しいときにイベントなどの案内メールが届くと、じっくり目を通す余裕がありません。そのようなメールにも、最新動向や人名など重要キーワードが含まれている可能性があります。アーカイブしておけば、あとで検索して役に立てることが期待できます。

アーカイブしたメールを読み返したい場合や、誤って重要なメールをアーカイブしてしまった場合でも、簡単に［受信トレイ］に戻せます。［すべてのメール］で該当するメールを選択してから、［受信トレイに移動］をクリックしましょう。

削除したいメールを選択して［削除］をクリックすると、いったん［ゴミ箱］に移動します。30日間が経過するか、または［ゴミ箱］で［完全に削除］をクリックすると、メールは完全に削除されます。もし間違って削除してしまった場合には、アーカイブと同様の操作で［受信トレイ］に戻すことができます。