「POP」「IMAP」とはメールの通信規格のことですが、それぞれ仕組みが異なります。POPでは、メールサーバーからメールをいったんパソコン内にダウンロードし、メールソフト上で未読・既読状態を管理します。一方IMAPでは、メールサーバーにあるメールに直接アクセスするので、メールソフトでメールを既読にすると、その状態がメールサーバーにも反映されます。複数のパソコンやモバイル端末でメールを確認する場合はIMAPが向いているといわれ、一般的にもなってきています。

IMAPでのメールの確認は、メールサーバーにアクセスしながら行うことが前提となります。したがって、Gmailになんらかの障害が起こったときに備えてメールのバックアップをとっておきたい場合は、POPが適しています。「Gmailの設定をする」の手順2の画面で［POPダウンロード］の［すべてのメールでPOPを有効にする］をクリックし、［Gmailのコピーを受信トレイに残す］が選択されていることを確認して［変更を保存］をクリックすれば、POPアクセスが有効になります。最近のメールソフトではIMAPをオフラインでも利用できるようになってきていますが、いずれにしても、常にバックアップを意識した利用を心がけたいものです。

Outlook Express、Outlook、Thunderbirdなど、現在のメールソフトのほとんどがIMAPアクセスに対応しています。また、iPhoneなどのスマートフォンに搭載されたメールソフトでも、多くの場合IMAPアクセスが可能です。なお、対応するメールソフトの設定手順は、Gmailのヘルプページを参照してください。

▼メールソフトのIMAP設定手順（Gmail ヘルプ）
http://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=jp&topic=12913

Gmail上のラベルは、メールソフトではフォルダとして再現されます。そのほか、Gmailでスターを付けたメールには、メールソフトでフラグが設定され、Gmailの［受信トレイ］でアーカイブしたメールは、メールソフトで［Gmail］フォルダ内の［すべてのメール］フォルダに移動します。このようにGmailとメールソフトの連動性は高く、複数の端末でメールを扱う場合はメリットを感じるはずです。ただし、Gmail上でラベル名を変更すると、メールソフト上でエラーが起こるので、ラベル名は変更しないようにしましょう。以下は、Gmailでのメールの操作と、メールソフトでのメールの操作の違いです。

●IMAPアクセスにおけるGmailとメールソフトの操作の違い

筆者は、iPhoneに搭載されているメールソフトをIMAPアクセスで利用してGmailを読んでいます。iPhoneのメールソフトでは、インターネットに接続されていなくてもダウンロードしたメールを読んだり、メールを新規作成できるので、モバイルでのGmailの扱いがとても効率的になりました。便利なIMAPですが、メールサーバーがIMAPに対応していることが前提となります。また、セキュリティポリシー上、会社のメールサーバーには外部からのアクセスが認められていないケースもありますので、事前に確認してください。