数値の意味を明確にして表を見やすく
セルに数値や文字を入力することで、データの整理や複雑な計算、グラフの作成などを実現できるExcel 2016。しかし、単に数字を羅列しただけでは、見やすい表にはなりません。
表に入力される数値は「金額」「割合」「個数」「日付」など、それぞれが異なる意味を持っているのが普通です。セルに入力されている数値が何を表しているのかは、表示形式を設定することで明確にできます。
金額をわかりやすく表示する
まずは金額を表してみます。先頭に「￥」（円マーク）、桁区切りの「,」（カンマ）が付けば、その数値が金額を示していることが一目瞭然です。表示形式を［通貨］に設定すると、「￥」と3桁ごとに区切った「,」が加えられます。
金額が入力されているセルをクリック（またはドラッグ）して選択したあと、［ホーム］タブにある［通貨表示形式］をクリックします。ここではアイコンの右側にある［▼］をクリックして、通貨の一覧を表示しています。
［￥日本語］を選択すると、選択したセルの数値に「￥」と「,」が加えられました。
HINT桁区切りの「,」だけを付けるには
金額以外の数値に「,」だけを加えたい場合は、表示形式として［桁区切りスタイル］を設定しましょう。
セルを選択してから［桁区切りスタイル］をクリックします。
桁区切りの「,」だけが追加されました。
日付の形式で表示する
日付を示すための表示形式としては、標準で［短い日付形式］と［長い日付形式］の2つが用意されています。
- 短い日付形式
- 年月日の間を「/」で区切った形式
- 例：2016/5/1
- 長い日付形式
- 年月日をそれぞれの文字で区切った形式
- 例：2016年5月1日
セルに入力するとき、これらの例に合わせて「2016/5/1」のように入力すると、自動的に日付の表示形式が適用されます。以下の手順では、「2016/5/1」と入力したセルに対して［長い日付形式］を設定し、「2016年5月1日」に変更します。
セルを選択してから［数値の書式］メニューをクリックします。続いて一覧から［長い日付形式］を選択しましょう。
表示形式が変更され、「2016/5/1」から「2016年5月1日」に変わりました。
小数の表示桁数をそろえる
小数を含む数値を扱うとき、小数点以下をすべて表示するのではなく、桁数を指定したいケースがあります。このような設定も表示形式で行えます。なお、Excelで扱える桁数は15桁までになります。
セルを選択してから［小数点以下の表示桁数を増やす］、または［小数点以下の表示桁数を減らす］をクリックします。ここでは、小数点以下の桁数を2桁にします。
小数点以下が2桁だけ表示されました。桁数を減らした場合、設定した桁数以下の値は四捨五入されます。
HINT表示形式を変更しても実際の数値は変わらない
Excelの表示形式はセルに表示する書式だけを設定する機能で、セルに実際に入力されている数値自体は変化しません。
例えば、セルに「0.1567」という数値を入力し、表示形式で小数点以下の桁数を2桁にすると、表示上は「0.16」になりますが、セルに入力されている数値は「0.1567」のままです。数式での計算にも、実際の数値が使われます。
数値をパーセントで表示する
全体に対する割合などのデータは、小数よりも「％」（パーセント）の形で表示したほうがわかりやすいでしょう。Excelには表示形式として［パーセントスタイル］があり、これを設定することで「○％」と表示されます。
セルを選択してから［パーセントスタイル］をクリックします。
数値が100倍されたうえで、末尾に「％」記号が加えられました。
金額を「千円」単位で表す
大きな金額を表現するとき、1円単位では桁数が多すぎてわかりにくくなるため、「千円」単位で表すことがあります。このような特殊な表示形式は、［ユーザー定義］を使うことで設定できます。
セルを選択し、［ホーム］タブの［数値］グループの右下にある矢印をクリックします。
［セルの書式設定］ダイアログボックスの［表示形式］タブが表示されました。［分類］で［ユーザー定義］を選択し、さらに［種類］の中にある［#,##0］を選択します。
［種類］のすぐ下にあるテキストボックスに「#,##0」と表示されるので、その末尾に「,」（カンマ）を入力します。最後に［OK］をクリックします。
通貨で表示していた数値の千円以下が四捨五入されました。表の近くに「単位：千円」などと記入し、ほかの人が見ても単位がわかるようにしておきましょう。
STEP UPさまざまな場面で使える［ユーザー定義］の設定
表示形式の［ユーザー定義］には、ほかにもさまざまな使い道があります。覚えておくと便利な3つの設定例を紹介します。
「○個」のように単位を付ける
セルに入力した数値の末尾に「個」と付けたい場合、セルを選択して［セルの書式設定］ダイアログボックスを表示したあとに以下のように操作します。
［分類］で［ユーザー定義］を選択してから、［種類］として［0］や［#,##0］を選択します。さらに、［種類］の下にあるテキストボックスの内容の末尾に「"個"」と入力します。
それぞれの数値の末尾に「個」と表示されました。同様に「人」「本」といった単位を表示することもできます。
「00123」のようにゼロパディングする
数値の左側に「0」を追加して桁数をそろえる、「ゼロパディング」や「ゼロ埋め」と呼ばれる処理も表示形式で行えます。［ユーザー定義］の［種類］として［0］や［0.00］などを選び、テキストボックスの内容の左側にそろえたい桁数だけ「0」を入力します。
「0」を追加して5桁にそろえたい場合、［種類］の下にあるテキストボックスに「00000」と入力します。セルの数値が「123」なら、「00123」と表示されます。
「2016年5月」「2016/5」のように年月だけを表示する
「2016年5月1日」の「1日」は不要で、「2016年5月」としたいケースがあります。これも表示形式の［ユーザー定義］で設定できます。
［種類］で［yyyy"年"m"月"］を選択すれば「2016年5月」になります。［種類］の下にあるテキストボックスに「yyyy/mm」と入力すれば、「2016/5」になります。
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