Excelで共同作業を始めよう！OneDriveを使った共有と編集権限の設定方法

OneDrive（ワンドライブ）とExcel（エクセル） 2016を組み合わせれば、ほかのユーザーと簡単にファイルを共有し、オンラインでの共同作業を行えます。プロジェクトメンバーでの情報共有などで便利な機能なので、ぜひ使い方を覚えましょう。

画面右上の［共有］ボタンに注目

ビジネスにおいて、1つのファイルを複数のユーザーで共有し、それぞれが内容を編集したり、データを追記したりするケースはよくあります。こうした場面で便利なのが、Word 2016やExcel 2016、PowerPoint 2016に搭載されている「共有」の機能です。OneDriveに保存したファイルにほかのユーザーを招待することで、複数人での編集が可能になります。

Excel 2016でこの機能を利用するには、事前にMicrosoftアカウントを使ってサインインしておく必要があります。以下の記事を参考にサインインしましょう。

Office 2016で作成した文書をスマートフォンで開いて編集する方法

OneDriveに保存したブックにユーザーを招待する

サインインが完了したら、共有したいファイル（ブック）をOneDriveに保存します。そして、Excel 2016のウィンドウ右上にある［共有］ボタンから、共有したいユーザーを招待しましょう。

1OneDriveにファイルを保存する

［ファイル］タブにある［名前を付けて保存］をクリックし、［OneDrive - 個人用］をダブルクリックします。［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されるので、OneDrive内のフォルダーを選択してファイルを保存します。

2共有相手のユーザーを招待する

ウィンドウ右上の［共有］ボタンをクリックしたあと、表示された［ユーザーの招待］欄に相手のメールアドレスを入力し、必要に応じてメッセージ欄に相手に送るメッセージを入力して［共有］をクリックします。

3ほかのユーザーとの共有が完了した

共有が完了し、相手の名前が表示されました。

HINT［編集可能］と［表示可能］の権限を使い分けよう

ファイルを共有するとき、共有相手の権限として［編集可能］と［表示可能］のいずれかを選択できます。［編集可能］は共有相手がファイルを編集できる権限、［表示可能］はファイルの内容を閲覧するだけの権限になります。共有相手にファイルを編集されたくない場合は［表示可能］を選びましょう。

［編集可能］の横にある［▼］をクリックすると、表示のみを許可する［閲覧可能］に権限を切り替えられます。

共有されたブックをExcel 2016で編集する

OneDriveに保存したファイルを共有すると、共有相手にメールで通知が行われます。そのメール内にある［OneDriveで表示］をクリックすると、Webブラウザー（Windows 10の場合はMicrosoft Edge）で「Excel Online」が開き、ファイルの内容が表示されます。

以下では、共有相手の視点から操作を見てみましょう。

4共有されたファイルをOneDriveで開く

ファイルが共有されたことを通知するメールを受信したところです。［OneDriveで表示］をクリックします。

5Excel OnlineからExcel 2016に切り替える

Webブラウザーが起動し、Excel Onlineでファイルの内容が表示されました。Excel 2016を使ってファイルを編集する場合は、［ブックの編集］をクリックして［Excelで編集］を選びます。

6Excel 2016でファイルが開いた

［保護ビュー］のメッセージが表示されますが、信頼できる相手から共有されたファイルなら問題ありません。［はい］をクリックすると、Excelが起動してファイルが表示されます。相手がファイルを開いていなければ、このまま編集することが可能です。［編集を有効にする］をクリックして、必要な作業を行いましょう。

HINT共有相手を追加・削除するには

すでに共有しているファイルに別のユーザーを追加するには、最初のユーザーと同様に、ウィンドウ右上の［共有］ボタンからユーザーを招待します。

また、［共有］ボタンをクリックして表示されるユーザーの一覧から、ユーザーを削除したり権限を変更したりすることもできます。

ウィンドウ右上の［共有］ボタンをクリックしてユーザーの一覧を表示したあと、いずれかのユーザーを右クリックすると［ユーザーの削除］が選択できるほか、権限の変更も行えます。

コメントを活用して共同作業をする

複数のユーザーでファイルを共有しているとき、記述された内容について質問したり、修正を促したりしたい場面で便利なのが「コメント」の機能です。コメントを入力したいセルにカーソルを置き、［校閲］タブにある［新しいコメント］ボタンをクリックすると、コメントを入力するための領域が表示されます。

コメントが記入されたセルには赤い印が表示され、クリックするとコメントの内容を確認できます。また、［コメントの編集］をクリックすれば、コメントを修正したり追記したりすることが可能です。

HINT共有したExcelファイルを同時に編集するには

共有しているユーザーの誰かがExcelのデスクトップアプリでファイルを編集していると、ほかのユーザーはそのファイルを編集することはできず、「読み取り専用」でしかファイルを開けません。しかし、すべてのユーザーがExcel Onlineを使って開いている場合は、複数のユーザーが同じファイルを同時に編集できます。