【エクセル時短】関数よりも便利！？ 知る人ぞ知る「フラッシュフィル」はこんなときに威力を発揮する

今回は、Excel 2013からの新機能「フラッシュフィル」を紹介します。データの法則性を見つけ出し、自動的にデータを入力できる機能です。シチュエーションによっては、関数よりも時短できるようになりますよ。

連続データを入力するとき、オートフィルの機能は便利ですよね。しかし、元となる値や数式を入力しておかなければ、オートフィルによる自動入力はできません。

例えば、以下のような表の「姓」「名」の列を入力したいとします。

このような文字列の分割は関数でもできますが、けっこう手間がかかります。例えば「=LEFT(B3,FIND("　",B3,1)-1)」のような関数式が必要で、「氏名」列に全角スペースと半角スペースが混在していれば、その条件分岐が必要になり......と、どんどん複雑になってしまいます。

では、手動で入力するしかないのでしょうか？ここであきらめてはいけません！こんな状況こそ、Excel 2013以降で使える「フラッシュフィル」の出番なのです。

【エクセル時短】第29回では、あまり知られていないけど使いこなすと強力な「フラッシュフィル」について解説します。

まさに一瞬！データの法則性を分析して自動入力

フラッシュフィルとは、すでに入力されているデータ（サンプル）から法則性を見つけ出し、それに従ってデータを自動入力する機能です。まずは、どんなことが起こるのか見てみましょう。

①1件目のデータのみ、「姓」の列を入力しておきます。続いて［データ］タブの②［フラッシュフィル］ボタンをクリックします。

なんと、たったこれだけで「姓」の列がすべて自動的に入力されました！

この表では「氏名」列の右隣に「姓」列を用意してあります。「姓」列の1行目に「飯塚」というサンプルを入力してフラッシュフィルを実行すると、Excelが『「氏名」列のスペースより前を取り出す』という法則性を見つけ出し、ほかのデータを自動入力してくれる、というわけです。

今度は「メールアドレス」列にあるデータの「@」より後ろを、「ドメイン」列に入力したいとしましょう。このような場合、関数ならFIND関数とRIGHT関数を使います。前述の「姓」「名」分割と似たような操作なのに、別の関数を使うとなると面倒ですよね。

ですが、フラッシュフィルなら一発です。

先ほどと同じように、1件目のデータのみ「ドメイン」を入力しておきます。そして、フラッシュフィルのショートカットである［Ctrl］＋［E］キーを押します。

見事にフラッシュフィルでデータを入力できました。時短効果は絶大です！

残念ながら、フラッシュフィルは万能ではありません。例えば、先ほどの表で「名」を取り出したいとき、「姓」と同じ要領でできそうですが......うまくいかないこともあります。

1行目のデータを入力してフラッシュフィルを実行すると、「徹」に続いて「一」「晶」「郎」となってしまいました。これは『「氏名」の末尾から1文字を取り出す』と、意図とは違う法則性でExcelが動作したためです。

このような場合は、2件目に「栄一」と入力してフラッシュフィルを実行します。すると、『「氏名」列のスペースより後を取り出す』とExcelが認識します。

意図通りのデータが入力されました。

ときには関数よりも便利なフラッシュフィル、いかがでしたか？大量のデータを入力するときは、ぜひ「フラッシュフィルで時短できないか？」と思い出してみてください。

【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい！」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。