前任者が作ったリストを編集したい

Excelで入力するデータを選択式にしたいときには、「ドロップダウンリスト」（プルダウンメニュー）の機能を使いますよね。例えば、以下のような活用法があります。

E列には「○」「×」のいずれかを選択するドロップダウンリストが設定されています。

ドロップダウンリストはデータを効率よく入力できるうえ、ミスも防げる便利な機能です。しかし、リストに新しい項目を追加したり、データを編集したりするには、どのように操作すればいいか、分かりますか？

【エクセル時短】第117回では、前任者からExcelファイルを引き継いだときに発生しがちな、既存のドロップダウンリストの項目を追加・編集する方法を2つ紹介します。

［データの入力規則］を確認して対処する

ドロップダウンリストを編集するには、まず［データの入力規則］ダイアログボックスを表示します。そして、元のリストがどのように作成されているかを確認しましょう。次のいずれかであるはずです。

• 項目を直接指定している
• 項目をセル参照で指定している

そして、以下に解説するように、それぞれの作成方法に適した形でリストの項目を追加・編集しましょう。

項目を直接指定しているリストを編集する

1［データの入力規則］ダイアログボックスを表示する

ここでは、先ほどの「○」「×」のリストに「要検討」という項目を追加するケースを例にします。ドロップダウンリストが設定されているセル範囲を選択して、［データ］タブにある［データの入力規則］ボタンをクリックします。

2ドロップダウンリストの項目を追加する

［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されました。［元の値］の入力欄に、項目が直接指定されていることが分かります。ここに「,要検討」と入力しましょう。「,（カンマ）」は半角で入力してください。最後に［OK］ボタンをクリックします。

3ドロップダウンリストに項目を追加できた

リストに項目を追加できました。セルの右側の［▼］をクリックしてリストを確認してください。

項目をセル参照で指定しているリストを編集する

1セルに項目を追加する

今度は「大井」「山田」「鈴木」という担当者名を選択できるドロップダウンリストに、「佐藤」という項目を追加する例を見ていきます。H列の「担当者リスト」に「佐藤」を追加しましたが、これだけではリストに反映されません。

2参照するセル範囲を変更する

ドロップダウンリストが設定されているセル範囲を選択して、［データ］タブにある［データの入力規則］ボタンをクリックします。［データの入力規則］ダイアログボックスを確認すると、［元の値］にセル参照が指定されていることが分かります。これをクリックして、セルH2～H5を選択しましょう。最後に［OK］ボタンをクリックします。

3参照するセル範囲を変更できた

セル参照が修正され、ドロップダウンリストに項目が追加されました。

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