【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい!」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。
注目・最新の記事一覧

前任者が作ったリストを編集したい

Excelで入力するデータを選択式にしたいときには、「ドロップダウンリスト」(プルダウンメニュー)の機能を使いますよね。例えば、以下のような活用法があります。

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

E列には「○」「×」のいずれかを選択するドロップダウンリストが設定されています。

ドロップダウンリストはデータを効率よく入力できるうえ、ミスも防げる便利な機能です。しかし、リストに新しい項目を追加したり、データを編集したりするには、どのように操作すればいいか、分かりますか?

エクセル時短】第117回では、前任者からExcelファイルを引き継いだときに発生しがちな、既存のドロップダウンリストの項目を追加・編集する方法を2つ紹介します。

[データの入力規則]を確認して対処する

ドロップダウンリストを編集するには、まず[データの入力規則]ダイアログボックスを表示します。そして、元のリストがどのように作成されているかを確認しましょう。次のいずれかであるはずです。

  • 項目を直接指定している
  • 項目をセル参照で指定している

そして、以下に解説するように、それぞれの作成方法に適した形でリストの項目を追加・編集しましょう。

項目を直接指定しているリストを編集する

1[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

ここでは、先ほどの「○」「×」のリストに「要検討」という項目を追加するケースを例にします。ドロップダウンリストが設定されているセル範囲を選択して、[データ]タブにある[データの入力規則]ボタンをクリックします。

2ドロップダウンリストの項目を追加する

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

[データの入力規則]ダイアログボックスが表示されました。[元の値]の入力欄に、項目が直接指定されていることが分かります。ここに「,要検討」と入力しましょう。「,(カンマ)」は半角で入力してください。最後に[OK]ボタンをクリックします。

3ドロップダウンリストに項目を追加できた

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

リストに項目を追加できました。セルの右側の[▼]をクリックしてリストを確認してください。

項目をセル参照で指定しているリストを編集する

1セルに項目を追加する

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

今度は「大井」「山田」「鈴木」という担当者名を選択できるドロップダウンリストに、「佐藤」という項目を追加する例を見ていきます。H列の「担当者リスト」に「佐藤」を追加しましたが、これだけではリストに反映されません。

2参照するセル範囲を変更する

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

ドロップダウンリストが設定されているセル範囲を選択して、[データ]タブにある[データの入力規則]ボタンをクリックします。[データの入力規則]ダイアログボックスを確認すると、[元の値]にセル参照が指定されていることが分かります。これをクリックして、セルH2~H5を選択しましょう。最後に[OK]ボタンをクリックします。

3参照するセル範囲を変更できた

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

セル参照が修正され、ドロップダウンリストに項目が追加されました。

HINT任意の文字列を入力できるようにするには?

ドロップダウンリストを設定したセルには、標準でドロップダウンリスト以外の文字列を入力できないようになります。任意の文字列を入力できるようにしたいときは、以下のように設定を変更しましょう。

【エクセル時短】ドロップダウンリストの項目を追加・編集するには? 元の作成方法に合わせて対処しよう

[エラーメッセージ]タブの[無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する]のチェックマークを外します。

関連記事

【エクセル時短】セルへの入力はすばやく正確に!「ドロップダウンリスト」の基本ワザ

役職名や部署名など、いくつかの決まったデータを入力するとき、すべてキーボードで手入力していくのは時間のムダです。選択式の「ドロップダウンリスト」を作成し、効率よく入力できるようにしましょう。

【エクセル時短】データに合わせて伸縮自在! ドロップダウンリストをメンテナンス不要にするワザ

決まったデータを入力するときに便利なドロップダウンリストですが、データが増減するときにはどうすればいいのでしょうか? ポイントは「テーブル」と「名前」の活用です。