【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月~金曜日更新。

パソコン仕事術 026

通常使うプリンターは必ず手動で設定する

効果: ミス防止 時短レベル:5

最初に選択されるプリンターを固定してミスを防ぐ

Windows 10の初期状態の設定では、印刷時の「通常使うプリンター」として最後に使ったプリンターが設定されるようになっています。複数のプリンターがある職場では、これが印刷ミスの原因になることがあります。

例えば、いつもは印刷コストが安いモノクロプリンターを使っていて、カラーの資料を印刷するときにカラープリンターに切り替えると、次に印刷するときにはカラープリンターが通常使うプリンターに設定されるため、気付かずに使ってしまう、といったことが起こります。こうしたミスを避けるため、設定を変更して通常使うプリンターを固定しましょう。

以下の手順のように設定して、いちばん利用頻度が高いプリンターを[通常使うプリンター]にしておけば、通常はプリンターを変更せずに印刷、特別な場合だけプリンターを選択するといった具合に、常に同じ操作で同じ印刷結果が得られるようになり、ミスを減らせます。

通常使うプリンターを手動で設定する

苦労して作成した文書がようやく完成し、さて印刷......というタイミングは、初歩的なチェックミスが起こりがちです。アプリの印刷プレビューや印刷設定を忘れずに確認することに加えて、この設定でミスを防ぎましょう。

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮 操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓 データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止 ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1~7の7段階で表します。