効果： 短縮 整頓 時短レベル：3

メールが相手との最初の接点と心得る

メールで「お電話したいので電話番号を教えてほしい」「荷物を送付するので住所を教えてほしい」といったやりとりをした経験はありませんか？ 昨今は対面して名刺交換する前にメールが最初のコンタクトになる場合が多く、メールだけでやりとりが進むことも少なくありません。すると、メールアドレス以外の情報がわからず、冒頭のようなやりとりが起きがちです。

メールの末尾に自動的に挿入できる「署名」に、名刺に印刷しているものと同様の情報、オフィスの電話番号や住所を記載しておき、お互いの手間を減らしましょう。電話をかけたいときや荷物を送りたいとき、相手が過去のメールを見るだけで連絡先を確認できるようにしておきます。

Outlookで署名を登録する

長すぎる署名はよくない、という考えもありますが、連絡に必要な情報をまとめているのならば、長さを意識しすぎる必要はありません。ただ、自社や商品の宣伝と受け取られかねない情報は控えます。

Outlookでは複数の署名を作成しておき、メールの作成時に［署名］から選択できます。複数の肩書を持つ人は、これで署名を使い分けることも可能です。