【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月~金曜日更新。

パソコン仕事術 076

案内状の要綱はインデントで配置する

効果: 短縮 時短レベル:3

適度な余白をとった読みやすい配置を作る

案内状の「時間」「会場」などを記載した要綱部分は、左右に適度な余白をとり、項目名と内容の間にも適度なスペースをとりたいものです。これを中央寄せやタブだけで作るのは意外と難しく、苦戦します。

要綱を作るときは、項目名と内容をタブで区切って入力したうえで「インデント」機能を使いましょう。要綱の文字列を選択してからルーラーの[1行目のインデント]をドラッグすると、全体の位置を調整できます。さらに[ぶら下げインデント]をドラッグすると、タブで区切られた内容の位置を調整できます。

本来、ぶら下げインデントは選択した文字列の2行目以降のインデントを調整する機能で、タブの位置の調整にはルーラーをクリックすると作成される「タブマーカー」という機能を使います。しかし、タブマーカーがない状態では、ぶら下げインデントでタブの位置を調整できます。

インデントを使って文書のレイアウトを整える

要綱の配置を整えるために表を使う方法もありますが、この方法なら表よりも簡単で、十分に整ったレイアウトが可能です。インデントは、文書内に適度な余白を作りたい場合に役立ちます。

ポイント

  • ルーラーが表示されない場合は[表示]タブの[ルーラー]にチェックマークを付けます。

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮 操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓 データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止 ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1~7の7段階で表します。