効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：5

個別の修正ではミスの可能性を増やしてしまう

言及している商品名が変わったり、ブランド名の表記を修正する必要が生じたりしたときは、1カ所ずつ手で入力し直すのでなく、必ず「すべて置換」機能で文書全体の文字列をまとめて置き換えましょう。

例えば「エクセル」を「Excel」に修正することになったら、以下の手順のように文書全体の「エクセル」をまとめて「Excel」に置き換えます。すばやく修正が完了するだけでなく、手で1カ所ずつ修正することで発生するかもしれないミスの可能性をなくせることも、置換で修正することの利点です。短い文書の場合も、重要な語句では置換を使った修正を心がけましょう。

「すべて置換」で修正したい文字列を一度に置換する

なお、固有名詞のようでありながら、一般的な言葉でも使われる文字列を置換する場合は注意が必要です。例えば「ワード」を「Word」に置き換えたいとき、文書中に「パスワード」や「ワードローブ」などの言葉があったら、それらも置き換えられてしまいます。

このような場合は［すべて置換］ではなく［置換］をクリックし、1カ所ずつ置換していいかを確認しながら、置換を実行するようにしましょう。

ショートカットキー

［Ctrl］＋［H］...［検索と置換］画面の［置換］タブを表示する