効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：7

全社員が使う申請書のミスを減らして大幅時短

出張費や備品の購入など、さまざまな申請書類をExcelブックで用意している企業は多いでしょう。申請にはさまざまなルールがあるものですが、社員が入力するときにルールが守られないと、対応する経理や総務のスタッフが苦労したり、社員も修正で二度手間になったりと、大きな時間のロスが発生します。

そこで、申請書類のセルを選択したときに注意書きなどを表示するようにしましょう。以下の手順のようにして「入力時メッセージ」を設定しておけば、セルを選択したときに入力のルールを通知できます。

入力時に文字数制限のメッセージを表示させる

Excelの［データの入力規則］は多くの機能を持っていますが、入力時メッセージはその中でも簡単に設定でき、効果も大きい機能です。ルールを理解していない人やそそっかしい人など、さまざまな社員の利用を想定した申請書類のデータを作るときには、メッセージで正しい入力方法を案内することが、申請書類のミス減少と、事務処理にかかる時間の大幅な短縮につながります。作成には少々手間がかかりますが、その時短効果は計り知れません。