【パソコン仕事術】Excelの数字を一瞬で「通貨」にできるショートカットキー

集計表などで金額として扱う数字は、表示形式を「通貨」に設定しましょう。「￥」記号や桁区切りが設定され、ひと目で金額のデータだと分かりやすくなります。

【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。

パソコン仕事術 117

金額はキー操作だけで通貨形式にできる

効果：短縮整頓時短レベル：2

Excelに入力した数字は、通常だと「標準」の表示形式で扱われます。請求書や売り上げの集計表などで明確に金額として扱う数字は、表示形式を変更して「通貨」にしましょう。通貨の表示形式にする設定は、ショートカットキー［Ctrl］＋［Shift］＋［4］で簡単に行えます。

この方法で通貨の表示形式に設定すると、数値の先頭に「¥」記号が付き、桁区切りもされて、日本円の金額のデータだとひと目で分かるようになります。また、値がマイナスになると自動的に赤い文字で表示されます。

なお、標準の表示形式に戻すには［Ctrl］＋［Shift］＋［^］を押します。

マイナスの値の表示を赤い文字以外にしたい場合は、［セルの書式設定］で表示形式を変更します。［通貨］の［負の数の表示形式］から選択しましょう。色を変える必要がない場合は、黒文字の表示形式に設定します。

［セルの書式設定］の［表示形式］タブの分類には、［通貨］とよく似た［会計］もあります。［通貨］では「¥」記号が数値のすぐ左に表示されますが、［会計］では左端に表示され、桁のばらつきが大きな数値の並びを見やすくできます。

［Ctrl］＋［Shift］＋［4］...通貨の表示形式にする
［Ctrl］＋［Shift］＋［^］...標準の表示形式にする

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。