ToDoリストやチェックリストに便利

Excelのワークシートで、レ点を付けるチェックボックスを見かけたことはありませんか？ 例えば、以下のようなものです。

チェックボックスが挿入されたExcelファイル。まるでToDoリストのようです。

これは四角の図形を挿入しているのではなく、［開発］タブから挿入できる「チェックボックス」の機能を利用しています。

Excelのチェックボックスでは、「レ点」のオン／オフによってセルの色を変えたり、その数を集計したりできます。上記のようなToDoリストのほか、アンケートやチェックシートなど、さまざまな用途で便利に使えるでしょう。

本記事では、Excelのワークシートにチェックボックスを挿入する方法と、セルと連動させた活用例を紹介します。

［開発］タブを表示する

Excelのチェックボックスは、リボンの［開発］タブから挿入します。しかし、［開発］タブは標準の状態では非表示になっています。まずはこれを表示しましょう。

［ファイル］タブ→［オプション］の順にクリックし、［Excelのオプション］を表示しておきます。この画面で［リボンのユーザー設定］の項目にある［開発］にチェックを付ければOKです。

チェックボックスを挿入する

それでは、印刷前のチェックシートを例に、チェックボックスの挿入方法を見てきます。チェック項目の左側のセルを選択し、［開発］タブの［挿入］ボタンから操作します。

1チェックボックスを挿入する

［開発］タブの［挿入］ボタンをクリックし、［チェックボックス（フォームコントロール）］を選択します。

マウスポインターの形が変わるので、そのままドラッグします。図形描画と同じ要領です。

2チェックボックスの文字列を削除する

チェックボックスを挿入すると、自動的に「チェック1」などの文字列が入力されます。ここではチェックボックスのみを利用するので、文字列をすべて削除します。チェックボックスを右クリックし、［テキストの編集］を選択します。

チェックボックスが編集可能な状態になったら、［Delete］キーで文字列をすべて削除します。チェックボックスのサイズは、ハンドルをドラッグすれば調整できます。

3チェックボックスをコピーする

チェックボックスをオートフィルでコピーします。フィルハンドルを下方向へドラッグしましょう。このとき、チェックボックスを挿入したセルを直接選択しようとすると、レ点が付いてしまいます。周辺のセルを選択してから、矢印キーを押してアクティブセルを移動するのがコツです。

4チェックボックスをコピーできた

チェックボックスをコピーできました。

チェックボックスとセルを連動させる

チェックボックスを挿入できましたが、このままではただのボックスです。セルと連動させて、Excelファイルを制御できるようにしましょう。

チェックボックスがオンのとき（レ点が付いているとき）は「TRUE」、オフのときは「FALSE」の値を取得できるので、それぞれの動作を確認します。

5［コントロールの書式設定］ダイアログボックスを表示する

チェックボックスの上にマウスポインターを合わせて、右クリックします。図形などでメニューを表示するときは、いったんクリックしてから右クリックすると思いますが、チェックボックスの場合は直接右クリックするのがポイントです。メニューから［コントロールの書式設定］を選択しましょう。

6連動するセルを指定する

［コントロールの書式設定］ダイアログボックスが表示されました。［コントロール］タブの［リンクするセル］の入力欄をクリックし、連動させるセルをクリックします。ここではセルA2を選択しました。これにより、チェックボックスのオン／オフの結果がセルA2に表示されます。

7ほかのチェックボックスもセルに連動させる

同様に、ほかのチェックボックスもセルと連動させます。セルB3のチェックボックスはセルA3と連動、セルB4のチェックボックスはセルA4と連動、といった具合です。

8チェックボックスの結果を確認する

チェックボックスがセルと正しく連動しているか、確認してみましょう。セルB2のチェックボックスをオンにすると、セルA2に「TRUE」と表示されました。

チェックボックスをオフにすると「FALSE」と表示されます。

条件付き書式でセルに背景色を塗る

チェックボックスとセルを連動できたので、「オンになったらセルの背景色を黄色にする」仕掛けを作ってみます。さらに条件付き書式と連動させる形です。

9［新しい書式ルール］ダイアログボックスを表示する

チェックボックスのオン／オフに応じて書式を変更したいセルを選択し、［ホーム］タブにある［条件付き書式］ボタンから［新しいルール］を選択します。

10条件を設定する

［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されました。条件式に「=$A2=TRUE」と入力します。また、［書式］ボタンから条件を満たしたときの書式を設定しておきます。

11条件付き書式の動作を確認する

チェックボックスをオンにして、条件付き書式の動作を確認します。セルA2に「TRUE」と表示されたことで、先ほど設定した条件式が満たされ、セルの背景色が変わりました。

12条件付き書式をコピーする

セルC2に設定した条件付き書式をコピーします。セルC2を選択して、［ホーム］タブの［書式のコピー/貼り付け］ボタンをクリックします。

セルC3～C6までドラッグします。

13条件付き書式をコピーできた

条件付き書式をコピーできました。チェックボックスをオン／オフして動作を確認してみましょう。

14文字色を白に設定する

最後に、「TRUE」と「FALSE」の文字色を白にします。チェックリストとしての見栄えがよくなりました。

［開発］タブからの操作と聞くと難しそうですが、意外と簡単だと思いませんか？

ここでは条件付き書式でセルの背景色を変更しましたが、チェックボックスのオン／オフで「TRUE」「FALSE」が出力されることを利用し、COUNTIF関数などと組み合わせるのも有効です。チェックボックスのオン（TRUE）をカウントすることで、有効票などの自動計算への応用できます。ぜひ工夫して使ってみてください。