Outlookでできること
Outlookの特徴を知ろう
メールでやりとりする情報を管理できる
Outlookは、メールや連絡先、予定を管理できる高機能なアプリケーションです。職場や学校で使われているExchangeサービスやOutlook.com、Gmailなどのクラウドサービスを利用できます。
Outlookを使えばメールを色分けして分類したり、仕分けルールを利用して特定のメールをフォルダーに自動分類したりすることができます。
HINT ほかのメールアプリとは何が違うの？
Outlookはデスクトップで利用できるメールアプリです。Windows 10にはデスクトップでも使えるメールアプリが標準で用意されていますが、Outlookほど高機能ではありません。
Outlookはメールのやりとりだけでなく、予定表やタスク管理、住所録などのデータを扱うことができ、それらを連携して利用できる個人情報管理ソフトなのです。
予定やスケジュールを管理できる
Outlookに予定を入力しておけば、1日単位や週単位、月単位ですぐに確認できます。予定を入力すると、予定時刻の前にアラームが表示されるので大切な予定を忘れてしまうこともありません。
メールでやりとりした打ち合わせや会議の約束を確認しつつ、すぐに予定表に画面を切り替えてスケジュールを確認できます。
HINT 手帳やスケジュール帳より便利なの？
手帳やメモに残した情報は、複製を残すことや更新がしにくいという難点があります。関連情報を転記するのも大変で、重要な情報を見落としてしまいがちです。スケジュール帳の場合、記入スペースが決まっているため、たくさんの用件を書き切れないこともありますが、Outlookを使えばそういったことはありません。
また、データはクラウドに保存されているため、スマートフォンやタブレット、異なるPCなど、さまざまなデバイスから同じデータを扱うことができる点も便利です。
タスク管理に役立つ
Outlookでは、単なる予定の追加や確認だけでなく、特定の期限内にやらなくてはいけない作業や仕事を管理できます。作業のリストや期限を設定し、やらなければいけない作業をOutlookに登録しておけば、自分や周りを取り巻く状況を知り、作業や仕事全体を把握できます。
毎週部署やチームで行う会議や打ち合わせなど、定期的なイベントとそれ以外の作業がひと目で確認できて便利です。
Point 個人情報をOutlookで管理しよう
メールを使ってさまざまな情報がやりとりされるようになった現在では、予定や仕事の多くはメールがきっかけで発生するようになっています。
メールを起点としたコミュニケーションが多い場合、個人情報は、紙の手帳よりも、パソコンで管理した方が、ずっと便利です。Outlookを使えばコミュニケーションと、それに派生する予定や仕事、連絡先などを、統合的に管理できます。
