「ミーティングをスケジュールする」機能を活用

テレワーク（リモートワーク/在宅勤務）の普及により、対面での会議や打ち合わせよりも、Zoom（ズーム）などを使ったWeb会議やオンラインミーティングのほうが多くなった、という人も多いのではないでしょうか。

ただ、Zoomでの会議が増えてくると、招待URLの管理が気になってきます。毎回URLを発行して参加メンバーにメールやチャットで知らせるのは面倒ですし、逆に「あれ、今日のWeb会議のURLは何だっけ？」と慌ててしまうこともあります。

そのようなときは、ミーティングIDを固定する方法を試してみてください。

Zoomで開催するWeb会議ごとに、招待URLに含まれるミーティングIDを固定できます。

この方法は定期的に開催され、毎回決まったメンバーが参加するる定例会議などで特に有効です。特別な操作は必要なく、Zoomの「スケジュール」機能を利用します。以下で具体的な操作を見ていきましょう。

ミーティングのスケジュールを作成する

Zoomで定期的なミーティングを作成するスケジュール機能は、アプリからは設定できません。以下のリンクからWebブラウザーでZoomの設定画面を表示し、Zoomアカウントでログインして操作してください。

Zoomミーティングの設定

1スケジュールを新規作成する

WebブラウザーでZoomの設定画面を表示しておきます。［ミーティング］→［ミーティングをスケジュールする］の順にクリックします。

2スケジュールを設定する

新規スケジュールの画面が表示されました。任意の名前を入力して、初回のミーティングの開催日時や所要時間を指定します。画面を下にスクロールします。

［定期ミーティング］にチェックを付けます。ここでは週1回、月曜日に指定しました。［期限］はスケジュールを繰り返す終了の日付です。長めに設定しておくといいでしょう。設定を間違えても、あとから編集可能です。なお、［再実施］のメニューで指定する期間によって、日時などの指定項目が切り替わります。こちらも再編集が可能です。

画面をいちばん下までスクロールして［保存］をクリックします。

3スケジュールを確認する

Zoomの設定画面で［ミーティング］の［予定］をクリックすると、スケジュールが表示されます。定期的なミーティングが表示されていますね。すべて同じミーティングIDであることが確認できます。

ミーティングの招待URLを取得する

ミーティングIDとパスワードを確認し、招待URLを取得します。招待URLにはミーティングIDとパスワードが含まれているので、クリックするだけでミーティングに参加できます。信頼できるメンバーには、この招待URLをメールやチャットで伝えましょう。

1スケジュールの詳細を表示する

スケジュールの一覧を表示しておき、ミーティングのタイトルをクリックします。定期的なミーティングであれば、どのタイトルをクリックしても構いません。

2招待URLを取得する

ミーティングの詳細が表示されました。ミーティングIDとパスワードを確認しておきます。招待URLは［Invite Link］で確認でき、［招待状のコピー］からコピーできます。

定期的なミーティングを編集する

ミーティングの予定はいつでも変更可能です。「1回のみ」もしくは「繰り返す予定のすべて」のどちらを変更するか選択します。

スケジュールの一覧で、ミーティングのタイトルにマウスポインターをあわせて［編集］をクリックします。

編集方法を選択します。［Edit This Occurrence］は、選択したミーティングのみ 、［Edit All Occurrences］は、繰り返す予定のすべてを編集できます。

Zoomにおける定期的なミーティングは、気軽に編集できるのがメリットです。連携の設定を行っていない限り、自分や相手がメインで使っている予定表（GoogleカレンダーやOutlook）には影響がありません。

例えば、本当に定期開催するかどうか分からないミーティングでも、Zoomであれば、暫定的に定例会議として作成できます。固定した招待URLをすぐに取得でき、決まった参加メンバーに都度URLを伝える手間が省けるので、利用シーンに応じてぜひ使ってみてください。