効果： 知識

Teamsの導入後、社内のコミュニケーションがチャットにシフトしたという企業は珍しくありません。一方、用途によってはメールが適切な場合もあります。どのように使い分ければいいのかをあらためて考えてみましょう。

メールは1対1が基本、チャットは複数人もOK

メールは基本的に1対1でコミュニケーションするためのツールです。もちろん複数の宛先に同時にメールを送信できますが、それぞれが自由に返信してしまうと収拾がつかないため、1対1のやりとりが一般的でしょう。

一方、Teamsのチャットは、チームに参加しているメンバーとの間で同時に会話できます。投稿されたメッセージに対して誰が返信したのかが分かりやすいほか、スレッドとして一連のやりとりがまとめられるため、複数のメンバーでもコミュニケーションが破綻しづらいこともメリットです。

チャットなら短いテキストでコミュニケーションできる

メールの文面はビジネス文書がベースとなっているため、まず宛名を書き、「お世話になります」といったあいさつと名乗りの後にようやく本文があり、最後に結びの言葉と署名を入れる形が一般的です。誰かから送られてきたメールに対する返信であっても、同様に体裁を整える必要があるため、文面を作成するだけで多くの時間を要することになります。

しかしチャットであれば、宛名やあいさつ、名乗りなどは不要で、いきなり本文から書き出しても違和感はありません。多くの人とやりとりしなければならない場合でも、体裁を気にせずに必要な事柄だけを記述すればよく、コミュニケーションにかける時間を大幅に短縮できます。

また、こうした特徴によって迅速に意思疎通できれば、議論の結論に至るまでの時間も短縮できるため、業務効率の向上なども期待できます。

宛先に縛られず、コミュニケーションがオープンに

ビジネスシーンにおけるメールのやりとりでは、多くの人のメールアドレスがToやCcに入っていることが珍しくありません。やりとりの経緯や決定事項を関係者に知らせることが目的でしょう。ただ、多くの人をCcに入れるのは単純に手間がかかるほか、意図しない人がCcに紛れ込む可能性もあり、油断できません。

Teamsでのチャットの場合は、チームの中のチャネルを選択するだけであり、宛先を入力する必要がありません。また、そもそもコミュニケーションがオープンであるため、意識することなく議論の経緯や決定事項をチームのメンバー全員で共有できることもメリットでしょう。

なお、メールの宛先に近い機能としてメンションがありますが、これは誰に向けたメッセージかを明確にするものであり、メールの宛先とは異なります。

自分が対処すべきメッセージに素早く気づける

Teamsは、さまざまな形で通知を受け取れます。これにより、参加しているチームにメッセージが投稿されたときや、1対1でのチャットでメッセージを受信したときに、すぐ気づけることも利点です。特にポイントとなるのはモバイルアプリで、外出先でもスマートフォンで通知を受け取れます。

社外の人との連絡は原則としてメールを継続

チャットはムダを省いてコミュニケーションできるので便利ですが、時と場合によっては、その「ムダ」が重要なこともあります。特に社外の人とのかしこまったコミュニケーションでは、ビジネスメールのフォーマットに従ってやりとりすべきです。

ただし、社外の人であっても、決まったメンバーで頻繁にやりとりする場合は、コミュニケーションの効率化のためにチャットの利用を検討してもよいでしょう。

また、重要な決定事項の通知など、社内であってもメールを選択したほうがよいケースもあります。使い慣れるとすべてをチャットで済ませたくなりますが、状況に応じて使い分けましょう。