効果： 知識

Teamsのチャットは、簡単なルールを設けることで、さらなるコミュニケーションの効率化を図れます。ここでは、ルール作りのヒントを紹介します。使い勝手が悪くなるほどルールを増やさないことがポイントです。

個人間や特定の人とのチャットは最低限に

チャネルへ投稿するメリットの1つに、関係者全員とのコミュニケーションがオープンになることが挙げられます。コミュニケーションの内容や過去の履歴を誰でも見ることができれば、それだけでさまざまな情報を負担ゼロで共有可能です。

例えば、プロジェクトに途中から入った人でも、過去のコミュニケーションの履歴を見ることで、プロジェクトのこれまでの経緯を理解できるなど、さまざまなメリットが生まれます。

一方、個人間や特定のメンバー間でのチャットは、できるだけ利用を控えるべきです。Teamsにはチャネルの［投稿］タブでのチャットのほかにも、メンバーを限定した「チャット」機能がありますが、後者を多用するとコミュニケーションの透明性が薄れ、Teamsのメリットを十分に生かせません。

どうしても周りに知られたくない内容のやりとりを除き、チャネルでコミュニケーションすることをルール化しましょう。

メンションで誰宛てのメッセージかを明確にする

Teamsのメッセージとメールの大きな違いとして、宛先に対する考え方があります。メールは宛先を必ず入力しますが、Teamsのメッセージは投稿するチャネルを選ぶだけでよく、宛先を明示する必要はありません。

ただ、誰に宛てたものか分からないメッセージが投稿されると、自分が返信すべきかチームのメンバーが悩むことになりかねません。投稿する際はメンションで宛先を明示するよう、ルール化しておくとよいでしょう。

「了解」の返事に「いいね！」を使う

チャネルに投稿されたメッセージに対して、了解したことや理解したことを伝えたいとき、「いいね！」を返すというルールもおすすめです。わざわざ「了解しました」などと書くよりも効率的ですし、「いいね！」だけであればスマートフォンでチャネルをチェックしているときでも、素早く応答を返せるでしょう。