ルール 09
オートフィルは最後の行まで確認する
時短ワザがただの横着になってはいけない

フィルハンドルのダブルクリックには要注意

Excelの時短ワザとして、必ずといっていいほど登場するのが「オートフィル」です。自動的に（オート）データを埋める（フィル）機能で、いかにも時短できそうです。

オートフィルを使えば、ドラッグやダブルクリックだけで同じ文字列をコピーしたり、数値や曜日などの連続データを入力したりできます。しかし、失敗することもあると知っておくべきです。

時短ワザへの過信は、時としてミスにつながります。オートフィルを使ったら、意図通りにデータを入力できているか、最後の行まで確認するというルールを肝に銘じてください。

まずはオートフィルの基本をおさらいしましょう。アクティブセルの右下には緑色の■で示される「フィルハンドル」があり、これをドラッグすると、以下のようにオートフィルが実行されます。

ドラッグによるオートフィル①

ドラッグによるオートフィル②

オートフィルを実行する方法は、もう1つあります。データを入力したい列の右側か左側にもデータがあれば、フィルハンドルをダブルクリックするだけで、最後まで一気に実行されるのです。

以下の例では、［端末ID］列の最初のデータでフィルハンドルをダブルクリックしました。すると、［設置場所］列が入力済みの最後の行まで、端末IDの連続データが一気に入力されます。これは確かに便利で、知らなかった人は感動すると思います。

ダブルクリックによるオートフィル①

ダブルクリックによるオートフィル②

ただ、このフィルハンドルのダブルクリックによるオートフィルには注意が必要です。思わぬ落とし穴があります。

以下の画面は、ダブルクリックによるオートフィルを実行した表の最後の行までスクロールしたところです。この表の［設置場所］列に、2行分のデータを追加しました。

オートフィルの失敗①

このあと、何らかの理由で端末IDを振り直す必要があり、同様にダブルクリックによるオートフィルを実行しました。しかし、今度は最後の行までデータが入力されません。［端末ID］列の既存データを上書きしたところまででストップしてしまいます。

最後まで入力するには、端末IDが「TPLY40」の行からオートフィルを再開しなければなりません。オートフィルを実行する列にすでにデータがあるときは、左右の列にデータがあっても、最後まで入力されないことを覚えておいてください。

オートフィルの失敗②

フィルターが設定された表にも注意する

「ルール 04」の記事では、操作が終わったらフィルターを必ず外すというルールを紹介しました。フィルターは、オートフィルを使う場面でもミスの原因となる場合があります。

以下はフィルターを適用したまま、同じくフィルハンドルのダブルクリックによるオートフィルを実行した例です。

オートフィルの失敗③

オートフィルの失敗④

オートフィルの失敗⑤

［設置場所］列のデータを削除しているのに、そこまで［端末ID］列のオートフィルが実行されてしまいました。

フィルターを適用すると、表の範囲が保持されます。その状態でデータを削除しても、表の範囲としては存在しているため、上記のような結果になるのです。

オートフィルはポピュラーな時短ワザですが、「こういう状況で使うとこうなる」というところまで知ったうえで使う必要があります。しかし、もっとも確実なのは、オートフィルでデータを更新するときには最後の行まで確認するという本記事のルールです。時短ワザが、ただの横着にならないようにしましょう。

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