ルール 15
目標の達成状況はデータバーで表現する
条件付き書式を工夫すればひと目で正しく把握できる

数値だけの達成状況は理解しづらい

どのようなビジネスにも、目標があります。月ごと、四半期ごとの売上目標に対して、「現状のペース（進捗）で目標を達成できるのか？」という達成状況（または進捗状況、進捗率）を、Excelのワークシートで管理している現場は多いと思います。

しかし、達成状況を単に「○％」と数値だけで表示しても、見る人にとっては分かりにくいものです。数値自体はあっていても、状況を正しく把握できないのでは、スケジュールの遅れなどのビジネス上のミスを引き起こしかねません。

達成状況を数値で表現

こうした問題の解決に役立つのが、条件付き書式の1つである「データバー」です。達成状況を視覚的に表現し、ひと目で理解することを可能にします。Excelで達成状況を表すときは、データバーを使うことをルールとしましょう。

ただ、データバーを正しく設定するには、少々工夫が必要です。上図の売上進捗表を例に見ていきます。［達成状況］列がパーセントスタイル（％）の数値で表現されていますが、数値だけでは、やや理解がしづらいですね。

そこで、達成状況をデータバーで表現していきます。セル範囲を選択した状態で、［条件付き書式］からデータバーの種類を選択しましょう。

データバーの種類を選択

データバーの表示

データバーの最大値は「1」＝100％に設定する

一瞬で完成したように見えますが、データバーの設定は、ここからがポイントです。データバーの種類を選択した直後の状態では、対象となるセル範囲の最大値において、バーの表示がMAXになってしまいます。

上図のデータバーの表示をよく見ると、この時点での最大値である「89.6％」でバーがMAXになっています。100％に達していないのにバーがMAXでは、正しい達成状況を表しているとはいえません。

これを解決するには、条件付き書式の「ルール」を変更し、数値が100％に達したときにバーがMAXとなるように設定します。本コンテンツで呼んでいるルールと紛らわしいですが、条件付き書式の「条件」にあたる各種設定のこともルールと呼びます。

ルールの変更手順ですが、まずは以下のように条件付き書式の［ルールの管理］を実行します。そして［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスからデータバーのルールを編集し、最大値を「1」にします。この「1」は100％という意味です。

［ルールの管理］を実行

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスの設定

［書式ルールの編集］ダイアログボックスの設定

これでセル範囲の数値が「1」、つまり達成状況が100％に達したときにデータバーがMAXになるように設定できました。

続いて、達成状況が100％を超えたときにどのように処理するか、設定を行いましょう。すでに目標を達成した喜ばしい状態なので、ほかとは明らかに異なる見た目にしたいところです。

ここでは100％を超えた場合、数値を濃い黄色、データバーを薄い黄色で表現することにしました。具体的な設定は、セル範囲を選択して、条件付き書式の［セルの強調表示ルール］から［指定の値より大きい］を選択することで行います。

［指定の値より大きい］を選択

［指定の値より大きい］ダイアログボックスの設定

条件を満たす場合にほかのルールを停止する

これで100％を超えた場合の処理が完了したように思えますが、まだ不十分です。以下は達成状況が「103.7％」ですが、数値は濃い黄色になっているものの、データバーは緑のままです。

条件付き書式のルールが重なった状態

原因は、もともとのデータバーの色（緑）と、100％を超えた場合の色（黄色）という、2つの条件が重なっていることにあります。ここでは後者が優先されるように、条件付き書式のルールに対して［条件を満たす場合は停止］という設定を行います。

［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスの設定

ほかの条件付き書式を停止した状態

上図の［条件付き書式ルールの管理］で行った操作は、「数値が100％を超えている場合、ほかの条件をすべて停止する」という意味になります。これで、達成状況が100％を超えた場合、濃い黄色の文字、黄色のデータバーで表示されるようになりました。

条件付き書式に少しの手間をかけることで、見やすく、正確な状態を表すことが可能になります。達成状況を記載する必要のあるワークシートで、ぜひ試してみてください。

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