ルール 31
関数の入力方法は1つにこだわらない
すべての方法を知ったうえで正確に入力できればOK

まずは5つの方法のすべてを理解する

Excelで関数を使うとき、みなさんはどのように入力していますか？ 関数の入力方法には、次の5通りあります。

1. ［オートSUM］ボタンで入力する
2. ［数式］タブの関数ライブラリから選択する
3. ［関数の挿入］ボタンから検索する
4. 直接入力する
5. 数式オートコンプリートで入力する

Excelで重要なのは正確な数値、正確な操作ですが、これらの入力方法の違いが、正確さの違いに直結するわけではありません。みなさんが慣れている方法でやるのがいちばんです。「自由に、やりやすい方法で入力してください」というのがルールになります。

ただ、それはすべての方法を知ったうえでの話です。1つの方法しか知らないのでは、ほかと比べようがありません。ここで解説するすべての方法を理解し、かつ、業務での実践を重ねてから、自分の得意な方法を決めるようにしてください。

ちなみに筆者は、正確な操作が必要な場合は「4. 直接入力する」を避け、「2. ［数式］タブの関数ライブラリから選択する」の方法で関数を入力しています。それぞれの具体例について、以下で順に見ていきましょう。

1. ［オートSUM］ボタンで入力する

もっとも使用頻度が高いSUM関数は、［オートSUM］ボタンから入力するのが早いでしょう。ギリシア文字の「Σ」（シグマ）のマークが目印です。合計の対象となるセルは自動的に範囲選択してくれるので、クリックするだけでSUM関数を入力できます。

［オートSUM］ボタン

2. ［数式］タブの関数ライブラリから選択する

リボンの［数式］タブにある関数ライブラリには、［論理］や［文字列操作］、［日付/時刻］など、関数をカテゴリー別に分類したボタンが並んでいます。これらをクリックし、関数名のアルファベット順の一覧から使いたいものを探します。

例えば、数値を四捨五入するときに使うROUND（ラウンド）関数なら、［数学/三角］ボタンを押すと表示される次ページのような一覧から「R」で始まる関数を探す、という具合です。関数名を選択すると［関数の引数］ダイアログボックスが表示され、引数としてセル参照や数値、文字列などを指定できます。

なお、直前に使った関数は［最近使った関数］ボタン内に分類されています。同じ関数を複数回連続して使うときは、このボタンを使うと便利です。

［数式］タブの関数ライブラリ

［関数の引数］ダイアログボックス

3. ［関数の挿入］ボタンから検索する

数式バーにある「fx」と記載されたボタンが［関数の挿入］ボタンです。クリックすると以下に示した［関数の挿入］ダイアログボックスが表示され、関数を名前で検索したり、アルファベット順の一覧から探したりできます。Macはダイアログボックスではなく、［数式パレット］が画面右側に表示されます。

関数を選択すると［関数の引数］ダイアログボックスが表示されるので、引数を入力していきましょう。［関数の挿入］ダイアログボックスと［数式パレット］のショートカットは、Windows/Mac共通で［Shift］＋［F3］キーです。

［関数の挿入］ボタン

なお、関数のカテゴリーが不明なときは、［関数の分類］から［すべて表示］を選択すると、すべての関数がアルファベット順で表示されます。Excelのバージョンによっては使えない関数があるので、それを確かめるときにも便利です。

4. 直接入力する

関数を入力したいセル、または数式バーに、関数名を直接入力する方法です。必ず以下の書式で入力します。

=関数名(

先頭に「=」（イコール）を入力することで、以降に続く文字列が関数名と見なされます。関数名を入力し始めると、次で説明する「数式オートコンプリート」が働くので、直接入力は名前が短く、タイプミスもしにくい関数で有効な方法です。

また、末尾に「(」を入力することで、そこまでが関数名と見なされ、引数の入力を受け付ける状態になります。例えば「=COUNT」と入力しても、「COUNT」で始まる関数は5つもあるので、関数名が確定しません。「=COUNT(」と入力したところで、COUNT（カウント）関数を使うのだと認識されます。

関数の直接入力

なお、「(」まで入力して［関数の挿入］ボタンをクリックすると、［関数の引数］ダイアログボックスが表示されます。引数を指定すれば、数式が完成します。

5. 数式オートコンプリートで入力する

セルまたは数式バーに「=」と関数名を入力すると、候補となるする関数の一覧が表示されます。この機能を数式オートコンプリートと呼びます。

筆者の講座ではIFERROR（イフ・エラー）関数を使うときに、この方法での入力を推奨しています。スペルが覚えにくく、タイプミスをしやすいからです。これを例にすると、セルに「=IF」と入力したところで、以下のように数式オートコンプリートが表示されます。「IF」から始まる4つの関数が候補になっている状態です。

数式オートコンプリート①

続いて「E」を入力すると、全関数の中で「IFE」というスペルで始まる関数はIFERROR関数だけなので、1つに絞り込まれます。ここでつい［Enter］キーを押しがちですが、それでは「#NAME?」エラーが表示されるので注意してください。本連載のRULE 10で解説した、関数名が誤っていることを示すエラーです。

正しくは［Tab］キーを押します。関数名の残りと「(」が補完され、「=IFERROR(」と入力されます。あとは直接入力の場合と同様に数式を完成させればOKです。

数式オートコンプリート②

数式オートコンプリート③