Googleスプレッドシートで重複を確認・削除する方法。COUNTIF、UNIQUE、データクリーンアップを活用

Googleスプレッドシートでマスターデータにするような管理表を扱う場合、「重複データ」が存在すると深刻な問題になることがあります。重複データを目視でチェックするのではなく、関数や機能を駆使して確実にチェックし、削除する方法を紹介します。

重複データを処理する方法は3つある

名簿や商品リストなど、マスターデータとなる管理表を扱うときには「重複データ」のチェックが欠かせません。放置しておくとデータの整合性がとれず、深刻な問題の原因にもなります。特に、手軽に共同編集できるGoogleスプレッドシートでは気を付けたいポイントです。

「重複データ」が含まれた表の例です。ここでは分かりやすく黄色にしていますが、実際に目視で探すのは難しいもの。データの件数が多ければ、並べ替えて削除するのも無理があります。

そこで覚えておきたいのが、本記事で紹介する重複データへの3つの対処法です。以下の3つを状況に応じて使い分けられるよう、以降の解説でマスターしてください。

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元データは残したまま、どのデータが重複しているのか、チェックのみを行う方法です。ここでは会員リストを例に、メールアドレスが一意であることを前提にチェックしてみます。

この方法では、条件に一致するデータを数えるCOUNTIF（カウント・イフ）関数を利用します。構文は以下の通りです。

=COUNTIF（範囲, 条件）

入力する数式は以下の通り。［メールアドレス］列（D列）全体を検索対象にして、セル（D1）を条件とします。結果が「1」なら重複なし、「2」以上でなら複数回数えられたということなので、重複データと判別できます。

「$D:$D」と絶対参照で指定しているのは、数式をコピーしたときに参照をずらさないためです。「D1」は参照をずらしたいので相対参照としています。

=COUNTIF($D:$D,D1)

セルF1に「=COUNTIF($D:$D,D1)」と入力します。

結果に「1」と表示されました。「メールアドレス」の文字列は1つだけなので当たり前ですね。

フィルハンドルをドラッグして数式をコピーしておきます。「2」と表示された10行目のデータが重複していることが分かりました。

なお、この例で気を付けたいのは、同姓同名の別人なのか、同一人物が複数のメールアドレスを利用しているのかです。［氏名］列をCOUNTIF関数でチェックすれば確認も簡単です。セルG1の数式は以下の通りです。

=COUNTIF($B:$B,B1)

氏名の重複を確認しました。この例の場合、同姓同名なのか、同一人物が複数のメールアドレスを利用しているのかの確認が必要です。

今度は、元データを残して重複を取り除いた表を作成します。この方法では、セルにUNIQUE（ユニーク）関数を1回入力するだけで完了します。構文は以下の通りです。

=UNIQUE（範囲, by_column, exactly_once）

［範囲］ ... 検索対象のセル範囲を指定します。
［by_column］ ... 検索する方向を指定します。TRUE：行方向（右方向）、FALSE：列方向（下方向）。省略すると「FALSE」とみなされます。
［exactly_once］ ... ［範囲］に複数回出現するデータの扱い方を指定します。TRUE：一意の値のみ抽出、FALSE：一意の値にまとめる。省略すると「FALSE」とみなされます。

引数［範囲］に重複を除くセル範囲を指定するだけでOKです。一般的な使い方であればオプションの引数［by_column］と［exactly_once］は省略して構いません。

セルF1に入力する数式は以下の通り。「B:D」と指定することで、B～D列全体を指定したことになります。