ツールを使いこなして業務を効率的に
新入社員の皆さんの中には、より効率的に仕事を進めるにはどうすればよいか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。実は、新卒なのに仕事が早い人には共通点があります。それは、生産性を最大化する秘密兵器を使いこなしていること。
本記事では、新卒でありながら驚くほど仕事が早い人たちが使っているツールとして、「ChatGPT」「Canva」「Trello」「Notion」「Clipy」「Squoosh」「Convertio」「Jooto」「eight」「Dropbox」の10個を紹介します。
情報管理からコミュニケーション、タスク管理まで、幅広い用途に対応したツールをピックアップしました。上記のツールを上手に活用すれば、業務効率が格段に上がり、先輩社員にも引けを取らない成果を出せるようになるでしょう。中には無料で使えるものも多く、すぐに導入できます。
新社会人の皆さんがツールを使いこなして、職場で即戦力として活躍できるよう、各ツールの特徴や使い方のポイントを詳しく解説していきます。仕事の効率を上げ、生産性の高い人材になるために、ぜひ参考にしてください！
ChatGPTでPDFを要約する
「ChatGPT」（チャットGPT）を活用したPDFの要約は、長文の文書でも重要なポイントを一瞬で抽出できる点が便利です。有料版のChatGPT Plusなら、PDFファイルを直接アップロードして要約できます。ファイルを添付し「このPDFの内容を要約して」などの簡単な指示を出すだけでOK。
1ファイルをアップロードする
ChatGPTを開き、クリップマークから任意のPDFファイルをアップロードします。
2プロンプトを入力する
PDFファイルをアップロードできました。プロンプトに「このPDFの内容を要約して」と入力します。
「1ページごとに要約して」「重要なポイントを3つ挙げて」など、具体的な指示にも対応可能です。英語のPDFも日本語に要約できるので、海外の資料も簡単に理解できます。ただし、ChatGPTは間違うこともあるので、要約の精度を過信せず、重要な情報は必ず原文を確認しましょう。
また、機密情報を含むPDFの扱いには十分注意し、社内のセキュリティポリシーに従って利用することが大切です。
Canvaでデザインを作成する
「Canva」（キャンバ）は、デザイン経験のない人でも簡単に、プロ顔負けの作品が生み出せるツールです。25万点以上のテンプレートや素材を直感的に配置していけば、専門知識がなくても美しいデザインが作成できて便利です。
見やすい会議資料や楽しい社内イベントの告知など、さまざまな用途に対応。会社のSNS投稿のデザインを任されても、Canvaがあれば安心です。商用利用の際は素材のライセンスに注意し、著作権に違反しないよう注意しましょう。
Canva上で素材をクリックすると、ページに追加されます。
Trelloでタスク管理する
「Trello」（トレロ）は、タスクとプロジェクトを効率的に管理できるビジュアルツールです。タスクごとにカード化する「カンバン方式」を採用しており、タスクの進捗状況をひと目で把握できます。ボード、リスト、カードを自由にカスタマイズでき、働き方に合わせて管理が可能です。
「未着手」のタスクを開始したら、ドラッグして隣の「着手」のリストへ。各タスクには期限や担当者を設定でき、進捗管理がラクラク。
新入社員の皆さんは、まず個人のタスク管理から始めてみましょう。日々の業務をカード化し「To Do」「進行中」「完了」などのリストで管理することで、すぐに進捗状況を把握できます。
ボードに「未着手」「着手」「確認待ち」というリストを作り、タスク（カード）を作成します。カードをドラッグすることで、隣のリストに移動できます。
Notionで必要な情報を一括管理する
「Notion」（ノーション）は、情報の作成、整理、共有を一元管理できるツールです。直感的な操作で文書作成やデータベース管理、プロジェクト管理などができ、複雑な業務もスッキリ整理できます。
Notionは多機能で柔軟性が高いので、初めての人は基本的なページ作成やリスト管理などから始め、徐々に高度な機能を習得していくのがおすすめです。Notionを活用することで、必要な情報を素早く見つけられるようになります。仕事の全体像を把握しやすくなるので、業務がぐっとスムーズに進むようになりますよ。
タスクをスケジュールで管理したり、進行中のタスクに関するメモをまとめたりと、必要な情報を一括管理できます。
Clipyでコピー＆ペーストを時短する
「Clipy」（クリッピー）は、Macでのコピー＆ペースト作業がより便利になる無料アプリです。コピーした内容を最大30個まで自動で記録でき、必要な部分を次々とコピーして後からまとめて貼り付けられるので、資料作成のスピードが大幅にアップします！
簡単なキー操作（標準設定では［Command］＋［Shift］+［V］キー）で、過去にコピーした内容から選んで貼り付けられます。
また、よく使う定型文や画像、コードを「スニペット」として登録しておくと、効率的に作業できます。例えば、業務で使う機会の多い御礼の言葉を、スニペットとして登録する方法は以下の通りです。
1スニペットの編集画面を開く
［スニペットを編集］をクリックします。
2スニペットを登録する
①「謝意」というフォルダを作成して、②そのフォルダ内にスニペットを追加します。
3スニペットを使用する
登録したスニペットをクリックすると、スニペットの内容が文書に貼り付けられます。
Clipyを使えば、マウスを使わずキーボード操作だけで履歴を呼び出せるため、コピペ作業が格段に楽になります。ぜひ試してみてください。
なお、Windows 10/11では［Windows］＋［V］キーを押すと同様の機能が利用できるほか、「Clibor」などの無料ツールも提供されています。
Squooshで画像を簡単に圧縮・変換する
「Squoosh」（スクーシュ）は、画像を簡単に圧縮・変換できる便利ツールです。ブラウザー上で操作でき、「JPEG」「PNG」「WebP」など多様な画像フォーマットに対応しています。使用方法は、SquooshのWebサイトにアクセスし、画像をドラッグ＆ドロップするだけです。
Squooshは、特にWebサイトの表示速度を上げるのに役立ちます。高画質かつ軽量な画像でフォロワーの目を引き、読みやすいサイトにできるでしょう。
圧縮・変換したい画像を選択し、Squoosh上にドラッグ＆ドロップします。
圧縮前後の画像をリアルタイムで比較しながら仕上がりを確認できます。圧縮した画像をダウンロードするには、右下のダウンロードボタンをクリックします。
Convertioでファイル変換を行う
「Convertio」（コンバーティオ）はオンラインでファイルを変換するためのツールで、画像、文書、音声、動画など、さまざまなファイル形式に対応しています。取引先から特殊な形式のファイルが送られてきても、社内で使用する形式に素早く変換でき、スムーズなコミュニケーションに役立ちます。
使い方は簡単で、ConvertioのWebサイトにファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。OCR機能で紙の資料もデジタル化できます。
1ファイルをアップロードする
［ファイルを選ぶ］をクリックするか、ドラッグ＆ドロップで変換したいファイルをアップロードします。
ここでは「画像.jpg」ファイルをドラッグ＆ドロップしています。
2ファイルを変換する
画像のアップロードが完了しました。変換したいファイル形式を選択します。
Jootoでプロジェクト管理する
「Jooto」（ジョトー）は、プロジェクト管理を効率化する日本生まれのツールです。ガントチャート機能は、複雑な業務の流れを見やすい図表に変換し、スケジュール管理がしやすくなります。
ガントチャートで複雑な業務も見やすく管理できます。
カンバン方式は直感的な操作で、タスクの進行状況が一目瞭然。プロジェクトの進捗を見るときに、ガントチャートとカンバン方式の表示を簡単に切り替えられるため、効率的に進捗が管理できます。
チーム内での情報共有がスムーズにできるほか、外出先でもスマートフォンで確認できて便利です。日本語サポートが充実しており、日本の企業文化に適したツールとして多くの現場で活躍しています。
カンバン方式での表示もできるので、必要に応じてガントチャートとカンバン方式を切り替えて使用してください。
eightでデジタル名刺交換ができる
デジタル名刺アプリ「eight」（エイト）は、ビジネスの人脈管理を効率化するツールです。スマートフォンを近づけるだけで簡単にデジタル名刺交換ができ、紙の名刺も撮影するだけでデータ化されます。
連絡先を素早く検索できるのはもちろん、相手の情報が自動更新されるため、異動や昇進など常に最新の状態を把握できるのが便利です。研修やセミナーでの出会いをすぐにデジタル化でき、社内外の人脈構築に役立ちます。基本機能は無料で、PCからも利用可能です。
紙の名刺もデータ化できるだけでなく、常に最新の情報を確認できます。
Dropboxでファイル管理する
Dropbox（ドロップボックス）は、ファイルを簡単に保存・共有できるクラウドサービスです。パソコンやスマートフォンなど、どの機器からでも使えます。画像や動画、音声など大きなデータのやり取りが簡単にできるため、チームでの協力作業がよりスムーズに進められます。
暗号化技術や厳格なアクセス管理により、セキュリティも安心です。使いやすさと安全性を両立した便利なツールとして、多くの人に利用されています。
無料で2GBを使用できるので、画像や動画、音声などの大きなデータのやり取りに便利です。
新卒なのに仕事が早い人は、効率化ツールを上手に活用しています。情報管理、タスク管理、デザイン、ファイル変換など、さまざまな場面でツールが力になります。積極的にツールを使いこなし、仕事の効率を上げて、職場で存分に活躍しましょう！
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