子ども関連の情報の保存と共有

子どもの学校のプリントをまとめるには

行事の案内や給食の献立など、子どもが幼稚園や学校からもらってくるプリントの中には、夫婦で確認しておいた方がいいものもあります。スキャンしたりスマートフォンで撮影したりして、夫婦で共有しているノートブックに保存しておきましょう。

こうしたプリントは、わら半紙など丈夫でない紙を使っている場合が多いですが、そのわりに長期間保存しておかなければならないものもあります。情報のバックアップという意味でも、Evernoteに保存しておけば安心できます。

プリントをスキャンしたり撮影したりして保存する

学校や幼稚園のプリントには、さまざまなサイズのものがあります。A4サイズまでならば一般的なドキュメントスキャナーでスキャンできますが、大きくてスキャンできない場合は、スマートフォンで撮影しましょう。細かい字が読みにくいときは、半分ずつに分けて撮影するか、できるだけ明るい場所で、手ブレを起こさないように注意しながら撮影します。

操作解説:プリントをスキャンしたり撮影したりして保存する

統一したタイトルやタグを付けておく

プリントを取り込んだノートには、「学級通信 2014年5月」のように統一した書式のタイトルを付け、探しやすくしましょう。兄弟がいる場合は子どもの名前もタイトルに加えます。プリントの種類ごとに「学級通信」「給食献立」などとタグを付けておけば、種類ごとに過去のプリントを振り返りやすくなります。

操作解説:統一したタイトルやタグを付けておく

HINT仕事以外でも役立つ書類整理の基本

このワザで解説したのは、いわば書類をデジタル化して整理する方法の基本です。書類をもらったら、すぐにスキャンして読みやすいデータにし、わかりやすい統一されたタイトルを付けます。必要に応じて探しやすいようにタグも付けましょう。仕事だけでなく家庭でも、書類に関するトラブルを減らすことができれば、それだけ気持ちよく暮らせます。親はスキャンの習慣を付け、子どもには、プリントをもらってきたらすぐに親に渡すことを習慣付けさせましょう。