［新規作成］をクリックして表示される［Spreadsheet］を選択すると、表計算など、Microsoft Excelに相当するドキュメントを作成できます。お知らせ文や手紙など、Microsoft Wordに相当するドキュメントの場合は［Document］、プレゼンテーション資料など、Microsoft PowerPointに相当するドキュメントであれば［Presentation］を選択しましょう。［Folder］を選択した場合は、ドキュメントを整理して保存するためのフォルダーが作成されます。

Googleドキュメントでは、取り扱えるドキュメントの容量などに、一般的な利用では問題にならない範囲ですが一定の制限があります。おもなものでは、文書とプレゼンテーションは1ファイルあたり500KBまで、埋め込み画像は2MBまで。保存できるドキュメントは文書とプレゼンテーション合わせて5,000ドキュメントまで、ドキュメント内の画像は合計5,000点までとなっています。スプレッドシートは最大で256列、または200,000セル、または100シート、のいずれかの制限以内とされ、保存できる最大数は1,000ドキュメント。アップロードできるファイルサイズの最大サイズは1MBです。なお、行数には制限がありません。

Googleドキュメントは、Microsoft Officeにある程度似た操作性を持っています。スプレッドシートのセルに入力する操作や、アイコンのデザインなどは、ほぼMicrosoft Officeと同じ感覚で使えるでしょう。ただし、完全に似せようとして作られてはいないので、「Microsoft Officeと同じもの」という認識では違和感を感じてしまう部分もあります。また、Microsoft Officeほどに豊富な機能は持っていません。そのかわりに無料で使える、簡単にドキュメントを共有できる、といった魅力もあります。Microsoft Officeを完全に代替することはできませんが、独自の用途を持ったサービスとして、使い方を紹介していきます。

Googleドキュメントはインターネットに接続した状態でないと使えないので、突然の回線切断でドキュメントが保存できなくなってしまうなどのトラブルに備えるためにも、Googleドキュメントの自動保存は便利な機能です。ただし、ある程度編集したあとで元に戻す可能性がある場合などでは、自動保存されると困ってしまいます。そうした場合は編集中に［ファイル］‐［コピーを作成］をクリックして、別の名前のスプレッドシートを作成して、そちらの編集を続けます。これで、編集前の古いスプレッドシートと編集を続ける新しいスプレッドシートの両方を、別々に保存できます。

保存し、編集を終了したドキュメントをもう一度編集するには、Googleドキュメントのトップページで、編集したいドキュメントの名前をクリックします。