このワザで解決!

 Gmailでは、受信したメールはすべて[受信トレイ]に置かれます。ラベルを付けても、メールをフォルダで整理したときのように受信トレイからそのラベルに移動することはなく、[受信トレイ]上でラベルが表示されるだけです。

 そこで、Gmail独特の「アーカイブ」(書庫、保管庫といった意味)機能をうまく利用しましょう。用件が済んだメールは順次アーカイブして、[受信トレイ]をすっきりさせておきます。こうしておけば、[受信トレイ]に並ぶ用件が済んでいないメールがToDoリストの代わりにもなります。メールをアーカイブしても削除されるわけではなく、[すべてのメール]をクリックすればいつでも読んだり返信したりでき、[受信トレイ]に戻すことも可能です。

 朝のメールチェックで読んだメールをアーカイブ、1つの仕事が終わったら関連するメールをアーカイブ、というように作業を進めていくことで、すっきりとしたメール環境と進行管理のワザを手に入れることができます。

メールをアーカイブする

メールがアーカイブされる,メールの本文を表示しておく,一覧で選択したメールをまとめてアーカイブすることもできる,[アーカイブ]をクリック

[ヒント]一連のやりとりをまとめて表示する「スレッド」

Gmailが持つ独特の機能の1つに「スレッド」があります。これはメールの一連のやりとりを1件ずつ表示するのでなく、掲示板のように返信のつながりを再現して表示するものです。最初の件名に対し「Re:○○」としてメールが続く場合、メールが自動的にスレッドとして扱われます。最初は少し戸惑うこともありますが、話の流れが追いやすく、便利な機能です。