Gmailの最大の利点は、インターネットにつながっていれば、どこでもメールが読めることです。さらに、「ラベル」を付けるなどのメールに対する操作が行え、ブラウザーからメールボックスを常に最新の状態に保つことができます。例えば、自宅とオフィスなどで、異なるパソコンを使っている場合に効果を発揮します。携帯端末で利用するときは最適化された画面が用意されます。インターネットにつながらない環境でも、「オフライン」機能を使って、受信済みのメールを読んだり、送信メールの準備ができます。

Gmailでは、普段使っているプロバイダーのメールなど、Gmail以外の複数のメールアカウントを追加して、ブラウザー上で送受信などの操作ができるようになります。今まで使っていたメールソフトのメールをGmailに取り込むのも簡単です。Gmailにすべてのメールを集約すれば、Gmail以外のメールも一元的にブラウザー上で扱え、強力な検索機能などさまざまなメリットを受けられるようになります。

従来のメールソフトの弱点の1つが「迷惑メール」ですが、Gmailには強力な迷惑メールフィルタが用意されており、Googleが持つ膨大な迷惑メール情報を元に、迷惑メールを振り分けてくれます。フィルタをすり抜けて届いてしまった迷惑メールも、［迷惑メールを報告］をクリックして報告すれば、その情報がGoogleに蓄積され、以降同じ相手からのメールが届くことはほぼなくなります。

1GBという、2004年当時では考えられない大容量だったGmail。その後も徐々に容量を拡大し、7GBを超えて現在も増加中です。大容量のため、これまでのWebメールのように、メールを削除して容量を確保する必要がありません。筆者のGmailにも2005年以来のメールがすべて保管されています。そういった膨大なメールデータからでも、Gmailの強力な検索機能を使えばすぐに必要な内容を見つけ出すことができます。

Gmailを使い始めた多くの人が戸惑う点。それはフォルダが用意されていないことです。Gmailでは、メールを分類するのではなく、目印としての「ラベル」を付けることが推奨されています。従来のメールソフトでは「どのフォルダに分類したか」を覚えておく必要がありましたが、分類したはずのメールが行方不明になった経験はありませんか？　ラベルであれば、1つのメールに複数の目印を付けることで、「メールが行方不明」というストレスから解放されるのです。