見た目を整えて「正しく伝わる」文書に

Wordで文字の位置をずらしたいとき、あるいはページを変えて続きを書きたいときに、［Space］キーや［Enter］キーを連打して空白・改行を入れていませんか？　確かに、この方法でも位置を調整することは可能ですが、見た目をきれいに整えるには手間がかかるうえ、文字を追加したり削除したりすると、再度調整しなければならない面倒さがあります。

こうした不便をなくすため、Wordに用意されているのが「インデント」や「タブ」、「ページ区切り」といった機能です。文字の位置をきれいに揃えたり、改ページをすばやく行ったりできるため、ビジネス文書作成の効率化に役立ちます。それぞれの操作を見ていきましょう。

インデントで行頭の位置を調整する

「インデント」は段落の書き出し位置を設定するための機能で、「行頭を1文字分右にずらす」といった字下げの設定が行えます。

Word 2016では、［ホーム］タブの中にある［インデントを増やす］と［インデントを減らす］という2つのボタンを使ってインデントを設定します。［インデントを増やす］をクリックすると、行頭が1文字分右に字下げされます。2文字なら2回クリック、3文字分なら3回クリックと、クリックするたびに字下げされます。

反対に［インデントを減らす］をクリックすれば、設定した字下げを1文字分解除できます。

1インデントを増やす（字下げする）

インデントを設定したい行にカーソルを置いたうえで、［ホーム］タブにある［インデントを増やす］をクリックします。クリックするたび、右に字下げされます。

2インデントを減らす（字下げを解除する）

［インデントを減らす］をクリックすると、字下げが1文字ずつ解除されます。

タブで行の途中にある文字の位置を揃える

行の先頭ではなく、途中にある文字の位置を揃えたい場合は「タブ」を利用します。キーボードの［Tab］キーを押してタブによる空白（実際にはタブ記号）を挿入し、さらにルーラーを使って位置を揃える、という手順です。

3タブを挿入する

揃えたい位置にカーソルを置き、［Tab］キーを押します。この時点での空白のサイズは、カーソルの位置によって異なります。

4タブを挿入した行を選択する

同様に、ほかの行の揃えたい位置にカーソルを置いて［Tab］キーを押します。2行目と3行目のタブの位置を揃えるため、タブを挿入した行全体を選択しておきます。なお、ここでは「記」と「以上」の間にある内容を中央に寄せるため、インデントも調整しています。

5ルーラーを使ってタブの位置を揃える

文字を揃えたい位置でルーラーをクリックします。選択した行のタブの位置が調整され、行の途中にある文字が揃うようになります。ルーラーが表示されていない場合は、［表示］タブにある［ルーラー］をクリックしましょう。

ページ区切りで新しいページから文章を書き始める

文書を作成しているとき、新しいページから続きの内容を記述したいケースがあります。こうしたときで利用するのが「ページ区切り」です。

改行を連続入力する方法では、前のページの行数が変わってしまうと、次のページに入力した内容の開始位置がずれてしまいます。ページ区切りであれば、前のページの行数が増減しても次のページには影響しないため、開始位置がずれる心配はありません。

6ページ区切りを挿入する

ページを区切りたい位置にカーソルを置き、［挿入］タブにある［ページ区切り］をクリックすると、新しいページが追加されます。

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