相手が見やすい文書形式で送るならPDFが最適

PDF（Portable Document Format）はパソコンで作成した文書を保存するファイル形式の一種。作成時に利用したOSやアプリケーションにかかわらず、さまざまな環境で閲覧できることが特徴です。

Officeを利用できない環境でも内容を確認できるため、メールなどで送信して相手に確認を依頼するときには、使いやすい形式です。

Office 365で提供されるExcel 2016では、作成したワークシートをPDF形式で保存するだけでなく、シームレスな操作でメールに添付sいて送信できる機能が追加されています。いったんPDFとして保存したあとでファイルをドラッグして...といった手間が省けて便利です。

なお、PDFファイルは基本的に書類の内容を編集できません。必要に応じて使い分け、確認だけでよければPDF形式で送り、相手に書類を編集してもらいたい場合はExcelブック形式など編集が可能なファイル形式で送りましょう。

1［共有］を開始する

Excelで書類を作成したら、ウィンドウ右上にある［共有］ボタンをクリックして［共有］作業ウィンドウを表示します。そして、［共有］作業ウィンドウの［添付ファイルとして送信］をクリックします。

2PDF形式での送信を選択する

添付ファイルの形式を選択します。ここではPDFファイルで送信するため［PDFを送信］をクリックします。

3メールを送信する

規定のプログラムで設定されたメールソフト（ここではOutlook 2016）が起動し、新規メール送信ウィンドウが表示されます。ExcelのワークシートをPDF化したファイルが添付されているので、宛先や件名、本文などを編集して送信します。