「空の列」がある表には要注意

データの並べ替えなんて、［並べ替え］ボタンをクリックするだけでしょ？

と思っている方、油断は禁物です。表によっては、安易な並べ替えが思わぬミスにつながってしまうことがあります。

その典型的な例が、体裁を整えるために「空の列」が挿入されている表です。データの管理上は好ましくありませんが、視覚的に見やすくなる効果があるため、こうした表は実際によく作成されます。

しかし、この空の列を意識しないで［並べ替え］ボタンをクリックすると、もともと1つの行にあったデータが特定の列だけズレるという、致命的なミスを犯してしまうことになりかねません。

Excelでは選択中のセルを基準として、上下左右に連続するデータのまとまりを「ひとつの表」として自動的に認識し、空の列や行があると「別の表」と判断します。下の例を見てください。

「合計点」を基準に降順に並べ替えようとして、セルI3を選択してから［並べ替え］ボタンをクリックしたところです。I列〜K列が選択されて［並べ替え］ダイアログボックスが表示されています。

合計点（I列）〜評価（K列）のみが選択されて、欠席日数（G列）から左側は別の表として認識されていることがわかります。もし、このまま並べ替えを実行すると、表内のI列〜K列だけが並べ替わります。結果として「名前」と「合計点」などが一致しなくなり、不正確なデータとなってしまうわけです。

表の項目名をすべて選択してフィルターで並べ替える

こうしたミスを防ぐには、表の並べ替えに「フィルター」機能を使います。表の項目名を選択して［フィルター］ボタンをクリックするだけと、操作も簡単。ただし、表内の空の列も一緒に選択するのがポイントです。

フィルターの機能を有効にしたら、項目名に表示された［▼］ボタンをクリックして、並べ替え順を指定します。［▼］ボタンには「↓/↑」のマークが表示されるので、どの列を並べ替えたのかもすぐにわかります。

並べ替え後にフィルターを解除したいときは、もう一度［データ］タブの［フィルター］ボタンをクリックします。

1表の項目名を選択する

表の項目名をドラッグして選択します。空の列も一緒に選択しないと、別の表として扱われてしまうので注意してください。

2フィルターを有効にする

［データ］タブの［フィルター］ボタンをクリックします。

3表の項目名を選択する

フィルターが有効になると、項目名の右側に［▼］ボタンが表示されます。［▼］ボタンをクリックして、［昇順］/［降順］を選択します。

4データの並べ替えができた

指定した項目で並べ替えできました。並べ替えの基準となっている項目の［▼］ボタンには、［↓］/［↑］のマークが表示されます。