Excelの標準機能の1つ、マクロ。複数の操作を記録することで、自動的に実行できるようにする機能です。

何となく難しそうな響きがあるので、マクロと聞いただけで身構えてしまう人もいるかもしれませんが、実は、それほど難しい機能ではありません。例えるなら、音楽の録音・再生と同じ程度。マクロに習熟すれば、自分がよく行う操作を次々に自動化する「究極の時短」も可能になるでしょう。

【エクセル時短】第35回では、そんな究極の時短の入り口となる、マクロの基本について解説します！

まずは「マクロ有効ブック」に変換

最初に、マクロを使えるようするために［マクロ有効ブック］の形式でExcelファイルを保存し直します。通常のExcelファイルの拡張子は「.xlsx」ですが、マクロ有効ブックにすると「.xlsm」に変わります。

1［マクロ有効ブック］の形式でExcelファイルを保存する

ここでは拡張子を表示して解説しています。［名前を付けて保存］ダイアログボックスで、［ファイルの種類］から［マクロ有効ブック］を選択し、［保存］ボタンをクリックします。ファイル名を変更する必要はありません。

2［マクロ有効ブック］の形式に変換できた

［マクロ有効ブック］の形式でExcelファイルを保存できました。タイトルバーに「（ファイル名）.xlsm」と表示されていることがわかります。

Excelの操作を記録する

［マクロ有効ブック］の形式で保存できたら、さっそくExcelの操作をマクロに記録していきましょう。ここでは例として、「ExcelファイルをPDF形式にしてデスクトップに保存する」操作をマクロに記録します。通常は

1. ［ファイル］タブをクリック
2. ［エクスポート］をクリック
3. ［PDF/XPSの作成］をクリック
4. 保存先として［デスクトップ］を指定し、［発行］をクリック

という操作を行いますが、これらをマクロで自動化するわけですね。

3［マクロの記録］ダイアログボックスを表示する

［表示］タブの［マクロの表示］ボタンの①［▼］をクリックして②［マクロの記録］をクリックします。

4マクロの記録を開始する

［マクロの記録］ダイアログボックスが表示されました。任意のマクロ名を入力して［OK］ボタンをクリックします。

マクロの記録が開始され、画面左下に「■」のマークが表示されます。この後のExcelの操作が記録されます。

5［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスを表示する

［ファイル］タブをクリックして、①［エクスポート］、②［PDF/XPSドキュメントの作成］、③［PDF/XPSの作成］の順にクリックします。

6PDFの形式でExcelファイルを保存する

［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されました。保存先として①［デスクトップ］を指定します。［ファイルの種類］に②［PDF］と表示されていることを確認し、③［発行後にファイルを開く］のチェックマークは外しておきます。④［発行］ボタンをクリックすれば、PDFファイルが保存されます。

7マクロの記録を停止する

目的の操作を完了したので、マクロの記録を停止します。［表示］タブにある［マクロの表示］ボタンの［▼］をクリックして、［記録終了］をクリックします。

8作成されたPDFをいったん削除する

先ほど記録したマクロの操作で、デスクトップにPDFファイルが作成されています。いったんPDFファイルは削除して、マクロの動作を確認してみましょう。

9［マクロ］ダイアログボックスを表示する

［表示］タブの［マクロの表示］ボタンをクリックします。

10記録したマクロを実行する

［マクロ］ダイアログボックスが表示されました。先ほど記録した［マクロ名］を選択して［実行］ボタンをクリックすると、デスクトップにPDFファイルが作成されます。

いかがでしたか？ 思ったより簡単だったのではないでしょうか。［マクロの記録］は保存や印刷などの単純な作業に向いているので、ぜひチャレンジしてみてください。

ただ、PDF形式での保存はクイックアクセスツールバーでも操作の短縮が可能なので、今回のマクロだけでは時短効果はいまひとつ、かもしれません。次回は、さらに踏み込んだマクロの活用法を紹介しましょう。