Excelの「テーブル」機能をご存じですか？ ワークシート内に作成した表を、関連するデータのまとまりとして扱いやすくするための機能です。

ただ、別に表をテーブルに変換しなくても、計算などが普通に行えます。「複雑な処理をするわけでもないのに、わざわざ難しそうな機能を使う必要はないのでは？」と感じる人もいるかもしれません。

しかし、実は簡単に利用でき、業務に役立つメリットもしっかりあるのです。「使わず嫌い」はやめて、ちょっと試してみませんか？ 【エクセル時短】第38回では、テーブルの「3つのメリット」について解説します。

1. 表の管理が楽になる

テーブルのもっともわかりやすいメリットは、表の管理が簡単になることでしょう。

既存の表をテーブルに変換すると、標準でフィルターボタンが追加され、1行おきに色分けされます。また、行や列の追加に応じてテーブルの範囲が拡張されるため、書式やフィルター範囲をいちいち再設定する必要がなくなります。

さっそくテーブルを使ってみましょう。ここでは、作成済みの表をテーブルに変換してみます。

1表をテーブルに変換する

①表内の任意のセルを選択しておき、［挿入］タブの②［テーブル］ボタンをクリックします。

2テーブルに変換するデータ範囲を指定する

［テーブルの作成］ダイアログボックスが表示されました。通常、テーブルに変換するデータ範囲は自動的に判定されるので、特に変更する必要はありません。もし、表に見出しがない場合は、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］のチェックマークを外しておけば、自動的に見出し行が追加されます。

3表がテーブルに変換された

前の画面で［OK］をクリックすると、表がテーブルに変換されます。書式が設定され、フィルターボタンも追加されていますね。デザインやフィルターボタンの有無は［テーブルツール］-［デザイン］タブで変更可能です。

4テーブルに行を追加する

テーブルのいちばん下に行を追加してみましょう。［注文日］列に「2017/11/30」と入力すると、自動的にテーブルの範囲が拡張されます。書式やフィルターの範囲を再設定する必要はありません。

5テーブルに列を追加する

今度は、テーブルの右端に列を追加してみましょう。セルG1に「備考」と入力すると、行と同じように自動的にテーブルの範囲が拡張されました。

既存の表に空白の行や列が含まれていると、［テーブルの作成］ダイアログボックスで1つのテーブルとして判定されません。データ範囲を指定し直すこともできますが、空白はあらかじめ削除しておくことをおすすめします。

2. すばやく数式を入力できる

2つ目のメリットは、すばやく数式を入力できることです。先ほど、テーブルのいちばん下に追加した行に注目してください。

［売上］列に「0」と表示されていますが、これは「=D32*E32」が自動的に入力された結果です。［売上］列の上の行には［出荷個数］×［単価］を意味する数式が入力されているため、同様の数式が自動的に入力されるという仕組みです。

今度は、数式を一気に入力してみましょう。

6テーブルに列を挿入する

列を挿入したい位置の右側の列番号を右クリックし、［挿入］をクリックします。挿入された列には［列1］という見出しが自動的に設定されます。

7追加した列に数式を入力する

「売上」列の税込金額を算出するため、セルG2に「=F2*1.08」という数式を入力します。

8全部の行に数式が入力された

数式の入力後に［Enter］キーを押すと、G列のすべての行に同様の数式が入力され、結果が表示されました。

3. データの入力規則も自動設定される

3つ目のメリットは、テーブルではデータの入力規則も自動的に引き継がれる点です。ここまでの例の表では、［製品コード］列にリストから選択できる入力規則が設定されていますが、これは新しい行にも自動設定されます。

身に覚えのある人も多いと思いますが、通常の表で入力規則の設定されたセルのコピー＆ペーストを繰り返すと、条件が崩れて大幅な修正が必要になることがあります。入力規則が自動設定されるのは、非常にありがたいメリットでもあります。正しく自動設定されているか、確認してみましょう。

9［データの入力規則］ダイアログボックスを表示する

①追加した行にあるセルB32を選択しておき、［データ］タブの②［データの入力規則］ボタンをクリックします。

10データの入力規則を確認する

［データの入力規則］ダイアログボックスの［元の値］に、リストとして参照しているセル範囲が表示されています。このように、テーブルでは追加した行にも入力規則が正しく引き継がれます。

テーブルの3つのメリット、いかがでしたか？ 簡単に変換できるわりに、実務で役立つメリットが多いことに気付くと思います。次回は関数式などで役立つ、もう一歩踏み込んだテーブルの活用テクニックを紹介しましょう。