前回は「入力時メッセージ」について解説しましたが、今回も引き続き、入力を補助する機能を紹介しましょう。

Excelの表で、文字数が決まっている項目を入力することってありますよね。電話番号や郵便番号、社員番号などが代表例です。

これらを入力するセルで、指定した文字数を超えたデータが入力されたときにエラーメッセージを表示できれば、複数人で手分けして作業するときの注意喚起になります。1人で作業するときの入力ミスの防止にも役立つでしょう。

【エクセル時短】第71回では、「文字数の制限」と「エラーメッセージ」を解説します。表示できるエラーメッセージは3種類あり、それぞれの強制力についても解説するので、目的に応じて設定してください。

［データの入力規則］で条件とメッセージを設定

文字数の制限とエラーメッセージは、［データの入力規則］ダイアログボックスで設定します。ここでは電話番号を入力する列に、最大11文字までの文字数制限と、超過時に表示するエラーメッセージを設定する操作を例にします。

1［データの入力規則］ダイアログボックスを表示する

文字数の制限とエラーメッセージを設定したいセル範囲を選択します。続いて［データ］タブの［データの入力規則］をクリックしましょう。

2文字数制限を設定する

［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されました。［設定］タブの［入力値の種類］で［文字列（長さ指定）］を、［データ］で［次の値以下］を選択し、［最大値］に「11」と入力します。［データ］では、文字数を固定する［次の値に等しい］などの条件も選択できます。

3エラーメッセージを設定する

続けて［エラーメッセージ］タブで［スタイル］を選択し、［タイトル］と［エラーメッセージ］を設定します。ここでは［注意］のスタイルを選択しました。［OK］ボタンをクリックすれば設定完了です。

エラーメッセージの種類

［データの入力規則］ダイアログボックスの［エラーメッセージ］タブでは、［スタイル］を［停止］「注意」［情報］の3種類から選択できます。それぞれの強制力と動作は以下のとおりです。

停止

指定したデータ以外の入力を禁止する、強制力の強いエラーメッセージです。［再試行］でセルが編集状態になり、［キャンセル］で入力前の状態に戻ります。

注意

「続けますか？」と質問するスタイルのエラーメッセージです。［はい］を選択すると入力規則を無視し、次のセルがアクティブになります。［いいえ］は再入力可能な状態になり、すぐにデータを修正するのに適しています。［キャンセル］で入力前の状態に戻ります。

情報

注意喚起のみの、強制力の弱いエラーメッセージです。［OK］を選択すると入力規則を無視し、次のセルがアクティブになります。［キャンセル］で入力前の状態に戻ります。

いかがでしたか？ 入力規則と聞くと不自由なイメージがありますが、エラーメッセージのスタイルを工夫することで、入力時の細やかなサポートが可能です。自分が作業するときの単純ミスも防げるので、時短にもぜひ活用してくださいね。