効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：5

グループ全員に1つの宛先で送信可能に

メールのやりとりで、同じ部署の人たちに加えて関連部署のスタッフ、さらにパートナー企業のスタッフと、複数の同じメンバーを「CC」に入れてメールを送信するケースがあります。多数の相手を毎回宛先に設定するのは面倒で、ミスも発生しがちです。

そこで、Outlookの「グループ」機能で同時にメンバーをまとめましょう。グループは以下の手順のようにOutlookの［連絡先］で作成でき、グループ宛てにメールを送ることで、メンバー全員に送信できます。グループのメンバーは連絡先の中から選ぶ形になるので、あらかじめメンバー全員を連絡先に追加しておきましょう。

Outlookでグループを作成する

部署のスタッフやプロジェクトのスタッフのメールアドレスをまとめた「メーリングリスト」や「共通メールアドレス」が利用できると、複数のメンバーへのメール送信も簡単です。

しかし、複数の組織にまたがる人たちに送りたいときには使えないことがあるため、自分でグループを作るのがもっとも管理しやすい方法となります。