【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。
連絡先では名前の見分けやすさを重視する
効果： 時短レベル：4
アドレスの一部が同じ相手への送信ミスを避ける
Outlookでメールの送信先を入力するとき、メールアドレスや名前の一部を入力すると、連絡先（アドレス帳）に登録された中から候補が表示され、選択できます。アドレス帳を開いて選ばなくても、少ない操作で送信先を入力できるので、おすすめの方法です。
このときに気を付けたいのが、候補の選択ミスです。日本の企業では姓のローマ字表記をメールアドレスに使う場合が多いので、例えば「tanaka」と入力すると、同僚や取引先の「田中」さんが一斉に候補として表示されるでしょう。
このとき、連絡先の名前もローマ字になっていると、パッと見では区別できず、送信先を間違える原因になります。特に同姓が多い場合は、すぐ見分けられるように漢字で登録しておきましょう。
候補を利用して宛先を選択する
ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ
「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。
