【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。
文章がまとめにくければ箇条書きを基本とする
効果： 時短レベル：3
時系列や同カテゴリーなどのルールを意識する
文章を書くのが苦手で、内容をまとめるのにいつも時間がかかってしまうという人は、整った1本の文章にしようという考えは捨てて、伝えるべきことを箇条書きで書き出していくことをおすすめします。
出張の報告書なら、出来事を時系列に沿って箇条書きで挙げていくと書きやすいでしょう。提案書や企画書なら、現状の課題や企画の意図など、同じカテゴリーの情報を箇条書きで並べていきます。自分で書いていると稚拙に感じられるかもしれませんが、必要な情報がシンプルにまとまって読みやすく、むやみに手を掛けた文章よりも伝わりやすくなるものです。
重要なのは、時系列で挙げるなら時系列を乱さない、課題と解決案など別のカテゴリーの話を混ぜない、というようにシンプルなルールを意識して作ることです。これさえ守れば、時間をかけなくても分かりやすく内容がまとまります。
まとめたい内容を箇条書きで書き出してみる
ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ
「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。
