【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月~金曜日更新。

パソコン仕事術 101

広範囲の連番は「連続データ」で作る

効果: 短縮 ミス防止 時短レベル:4

数百行にわたる連番も正確に入力

連番はオートフィルで一気に入力を完了するで解説したオートフィルはドラッグする操作が必要なため、あまり広範囲には向きません。数百行を超える連番を入力するような場合は、ドラッグでは無理があるので「連続データ」機能を使いましょう。

連続データは、もとのデータから連続する範囲(行=横方向、または列=縦方向)と連続するデータの種類(加算、乗算など)、および増分値(1件あたりの増加数)と停止値(いくつまで連続させるか)を設定して、連続データを入力します。設定の操作があるためオートフィルほど手軽ではありませんが、数百件、数千件の連続データでも簡単に入力できるのが利点です。

連続データで200行の連番を入力する

連続データは停止値を決めて正確に数を入力できるため、決まった数の連番を常に正確に入力できます。ドラッグによるオートフィルで予定どおりの数を選択するのが苦手な人にも向いています。

ポイント

  • 最初に入力したデータが日付の場合は[種類]に[日付]が選択され、[増加単位]を設定できます。[日][月][年]のほか[週日](日ごとのうち、土日を除く)が選択可能です。なお、日付の場合の停止値は「2020/12/31」のように入力します。

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮 操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓 データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止 ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1~7の7段階で表します。