【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月~金曜日更新。

パソコン仕事術 124

大きな表は縦か横を1ページに収めて印刷する

効果: ミス防止 時短レベル:3

大量の用紙をムダにしてしまう失敗を予防

Excelの印刷でよく起こるミスに、表が縦横ともに用紙1ページの範囲に収まらず、想定外に大量の用紙を消費してしまうことがあります。表の作成中は印刷時のサイズを意識することが少ないため、印刷を実行する前に印刷プレビューを確認し、忘れずに適当なサイズを設定しましょう。

大きなミスを避ける簡単な方法は、すべての列、または行が1ページに印刷されるように縮小する設定にしておくことです。縦長の表では、以下の手順のように[すべての列を1ページに印刷]を選択するのがいいでしょう。縮小率が高くなりすぎて文字が小さくなってしまう場合は、用紙の方向を[縦方向]から[横方向]に変更すると、縮小率を緩和できます。

表のすべての列が1ページに印刷されるように設定する

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮 操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓 データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止 ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1~7の7段階で表します。