G Suiteでも無料のGoogleアカウントでも使える

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、多くの企業がテレワーク（リモートワーク/在宅勤務）を推進しています。会議や打ち合わせも「対面」での開催が徐々に少なくなり、オンラインでの「Web会議」（ビデオ会議）へと移行している人も多いのではないでしょうか。

Web会議のためのツールとしては「Zoom」が有名ですが、Googleが提供する「Google Meet」（旧称：Hangouts Meet）も有力な選択肢になります。Googleカレンダーの予定から設定・招待でき、とにかく簡単に使えるのがメリットです。

ここでは自分がWeb会議の主催者となり、Googleカレンダーの予定を作成してゲストを招待し、Web会議を開始するまでの操作手順を解説します。パソコン（Windows）でChromeを使っている場合を例に、一連の画面を見ていきましょう。

なお、自分が参加する立場の場合も、予定を作成する手順がないだけで、ほぼ同じです。「Google MeetのWeb会議に参加する」以降の手順を参照してください。

Googleカレンダーで予定を作成する

1新しい予定を作成する

まずはGoogleカレンダーで、いつもと同じように予定を作成しましょう。ここでは［週］表示の状態で、Web会議を設定したい日時をドラッグして選択します。

2MeetのWeb会議を追加する

予定のタイトルを入力し、［Google Meetのビデオ会議を追加］をクリックします。

3参加者を追加する

［Google Meetに参加する］ボタンが追加されました。続いて［ゲストを追加］をクリックします。

4参加者を指定して予定を保存する

招待する参加者を指定し、［保存］をクリックします。

5ゲストに招待メールを送信する

ゲストに招待メールを送りたいときは［送信］をクリックします。

招待する相手が自社の組織外のユーザーの場合、このようなメッセージが表示されます。問題なければ［外部のゲストを招待］をクリックします。これで予定の作成は完了です。

Google MeetのWeb会議に参加する

6Web会議に参加する

Web会議の日時になったら、Googleカレンダーの予定をクリックして［Google Meetに参加する］をクリックします。

7Web会議の準備をする

Web会議への参加を準備する画面になりました。パソコンのカメラとマイクが有効になるので、参加する前にテストをしておきましょう。カメラはプレビューに映っているとおりです。マイクは何かを話して、プレビューの左下にあるアイコンが反応するかどうかでチェックしましょう。

8カメラとマイクを切り替える

カメラをオフにして参加したい場合、［カメラをオフにする］をクリックすればオフになります。Web会議の開始後でもオン／オフの切り替えが可能で、［Ctrl］＋［E］キーのショートカットも使えます。なお、カメラをオフにすると、自分のGoogleアカウントのアイコンが代わりに表示されます。

同様に、マイクをオフにして参加したい場合は［マイクをオフにする］をクリックします。Web会議の開始後でも切り替え可能で、［Ctrl］＋［D］キーのショートカットも使えます。

9Web会議に参加する

Web会議に参加する準備が整ったら、［今すぐ参加］をクリックします。

Web会議に参加しました。自分以外に誰も参加していない状態では、自分のカメラが表示されます。画面下部の中央下にあるアイコンから、マイクとカメラのオン／オフが可能です。なお、画面下部のバーはしばらく操作しないと消えますが、ブラウザーの画面にマウスをあわせれば再び表示されます。

10ゲストの参加を承認する（組織外ユーザーのみ）

予定の日時になり、Web会議に招待した相手が参加しようとすると、自社の組織外のユーザーの場合、このようなメッセージが表示されます。［承諾］をクリックしましょう。自社ユーザーの場合は表示されません。

11Web会議を開始する

相手が参加すると、相手のカメラの映像が映し出されます。これでWeb会議を進められる状態になりました。なお、自分のカメラの映像は画面右上に移動します。

12Web会議を終了する

Web会議を終了するには、中央下にあるアイコンの［通話から退出］をクリックします。

13Web会議が終了した

［ミーティングから退出しました］を表示され、Web会議が終了します。もし間違えて退出してしまった場合、すぐに［再参加］をクリックしましょう。

以上、Google Meetを使ったWeb会議の基本的な流れを解説しました。参加者リストの表示やチャット、画面共有の機能については、別の記事であらためて解説します。