G Suiteを導入済みなら最有力のビデオ会議ツール

新型コロナウイルスの感染拡大に伴う外出自粛要請により、多くの企業がテレワーク(リモートワーク/在宅勤務)を推進しています。会議や打ち合わせも「対面」での開催が徐々に少なくなり、オンラインでの「ビデオ会議」へと移行している人も多いのではないでしょうか?

ビデオ会議のためのツールとしては「Zoom」が有名ですが、Googleが提供するオフィススイートである「G Suite」を導入している企業なら、「Google Meet」(旧称:Google Hangouts Meet)も有力な選択肢になります。Googleカレンダーの予定から設定・招待でき、とにかく簡単に使えるのがメリットです。

ここでは自分がビデオ会議の主催者となり、Googleカレンダーの予定を作成してゲストを招待し、ビデオ会議を開始するまでの操作手順を解説します。パソコン(Windows)でChromeを使っている場合を例に、一連の画面を見ていきましょう。

なお、自分が参加する立場の場合も、予定を作成する手順がないだけで、ほぼ同じです。「Google Meetのビデオ会議に参加する」以降の手順を参照してください。

Googleカレンダーで予定を作成する

1新しい予定を作成する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

まずはGoogleカレンダーで、いつもと同じように予定を作成しましょう。ここでは[週]表示の状態で、ビデオ会議を設定したい日時をドラッグして選択します。

2予定の詳細を表示する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

予定のタイトルを入力し、[その他のオプション]をクリックします。

3ビデオ会議を設定する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

[ビデオ会議を追加]をクリックし、[Hangouts Meet]を選択します。

HINTプレミアム機能が無償提供中

Googleでは、新型コロナウイルス感染症対策の一環として、G Suiteのプレミアム機能を2020年9月末まで無償提供しています。これにより、Google Meetの最大参加人数が通常の150人から250人に拡大されています。

4ゲストを追加して保存する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

[Hangouts Meetに参加する]というリンクが表示され、この予定にMeetが設定されました。招待するゲストを追加し、[保存]をクリックします。

5ゲストに招待メールを送信する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ゲストに招待メールを送りたいときは[送信]をクリックします。

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

招待する相手が自社の組織外のユーザーの場合、このようなメッセージが表示されます。問題なければ[外部のゲストを招待]をクリックします。これで予定の作成は完了です。

Google Meetのビデオ会議に参加する

6ビデオ会議に参加する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ビデオ会議の日時になったら、Googleカレンダーの予定をクリックして[Hangouts Meetに参加]をクリックします。

HINT開催前でも「お試し」できる

Google Meetのビデオ会議には、いつでも参加可能です。もちろん、開催前に参加しても自分以外には誰もいませんが、カメラやマイクのテストをしたり、実際の画面がどのようなものかをチェックしたりできます。

初めてのビデオ会議で不安なときは、自分ひとりで「お試し」参加してみましょう。

7ビデオ会議の準備をする

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ビデオ会議への参加を準備する画面になりました。パソコンのカメラとマイクが有効になるので、参加する前にテストをしておきましょう。カメラはプレビューに映っているとおりです。マイクは何かを話して、プレビューの左下にあるアイコンが反応するかどうかでチェックしましょう。

8カメラとマイクを切り替える

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

カメラをオフにして参加したい場合、[カメラをオフにする]をクリックすればオフになります。ビデオ会議の開始後でもオン/オフの切り替えが可能で、[Ctrl]+[E]キーのショートカットも使えます。なお、カメラをオフにすると、自分のGoogleアカウントのアイコンが代わりに表示されます。

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

同様に、マイクをオフにして参加したい場合は[マイクをオフにする]をクリックします。ビデオ会議の開始後でも切り替え可能で、[Ctrl]+[D]キーのショートカットも使えます。

9ビデオ会議に参加する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ビデオ会議に参加する準備が整ったら、[今すぐ参加]をクリックします。

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ビデオ会議に参加しました。自分以外に誰も参加していない状態では、自分のカメラが表示されます。画面下部の中央下にあるアイコンから、マイクとカメラのオン/オフが可能です。なお、画面下部のバーはしばらく操作しないと消えますが、ブラウザーの画面にマウスをあわせれば再び表示されます。

10ゲストの参加を承認する(組織外ユーザーのみ)

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

予定の日時になり、ビデオ会議に招待した相手が参加しようとすると、自社の組織外のユーザーの場合、このようなメッセージが表示されます。[承諾]をクリックしましょう。自社ユーザーの場合は表示されません。

11ビデオ会議を開始する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

相手が参加すると、相手のカメラの映像が映し出されます。これでビデオ会議を進められる状態になりました。なお、自分のカメラの映像は画面右上に移動します。

12ビデオ会議を終了する

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

ビデオ会議を終了するには、中央下にあるアイコンの[通話から退出]をクリックします。

13ビデオ会議が終了した

【Google Meet】カレンダーの予定から招待・参加する方法。ビデオ会議の基本操作を理解しよう

[ミーティングから退出しました]を表示され、ビデオ会議が終了します。もし間違えて退出してしまった場合、すぐに[再参加]をクリックしましょう。

以上、Google Meetを使ったビデオ会議の基本的な流れを解説しました。参加者リストの表示やチャット、画面共有の機能については、別の記事であらためて解説します。