Outlookでメールを色分けして分類する方法

メールを色で分類すれば、メールに色付きのラベルが表示され、付せんを貼ったようになります。特定のメールを見つけやすくなり、色で検索できるようになります。

22色分類項目

メールを色分けして分類するには

すぐには対応できないが、後で必ず対応が必要なメールには、以下の手順でフラグを付けるといいでしょう。フラグを付けたメールは、To Doバーのタスクリストにアイテムとして表示されます。

返信などの対応が完了したら、フラグのアイコン（）をクリックして「完了済み」（）にします。フラグを消去するには、右クリックして［フラグをクリア］を選択してください。

特定の色分類項目を削除するには、手順2の画面で［削除］ボタンをクリックします。削除すると、過去にその色が割り当てられたアイテムからも、その色が削除されます。

色分類項目が設定されたメールを選択し、同じ色に分類し直すと、メールの色分類が解除されます。なお［すべての分類項目をクリア］で複数の色分類項目がすべて解除されます。

間違った場合は？

手順1で［すべての分類項目］以外の項目を選択すると［分類項目の名前の変更］ダイアログボックスが表示されます。［いいえ］ボタンをクリックしてからクイックアクセスツールバーの［元に戻す］ボタンをクリックし、手順1から操作をやり直してください。

重要なメールに色分類項目を割り当てておけば、一覧表示された大量のメールの中からでも、目的のメールを素早く見つけ出すことができます。「数カ月ぐらい前に受信したメール」から目的のメールを探し出すには、検索機能が便利ですが、直近のメールをビューの一覧から見つけるには、色分類項目が重宝します。

また、1つのメールに対して、複数の色分類項目を割り当てることもできます。色分類項目の名前を工夫して、メールの内容や緊急度が分かるようにするといいでしょう。