年賀状作成ソフトなどには、住所録データをほかのアプリが取り込める形式でエクスポート（書き出し）する機能が搭載されています。

エクスポートできるファイル形式は年賀状作成ソフトによって異なりますが、エクスポートしたデータをOutlookでインポート（取り込み）すれば、Outlookでも利用できるようになります。

年賀状作成ソフトによっては、住所録データを直接Outlookの連絡先に書き出せる場合もあります。その場合、年賀状作成ソフトでエクスポートの操作を実行するだけでOutlookにデータが取り込まれます。

詳しくは、年賀状作成ソフトの取扱説明書や開発元のWebページを確認してください。

Outlookは、vCard形式のファイル1つにつき、1つの連絡先として扱うため、大量の連絡先を取り込みたい場合は不便なこともあります。その場合は、CSV形式（コンマ区切りテキスト）でエクスポートとインポートを試してみましょう。

CSV形式は、1つのファイルに複数の連絡先情報を保存できます。CSV形式をインポートする場合は、手順4の画面で［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択して［次へ］ボタンをクリックします。［ファイルのインポート］の画面で［テキストファイル］を選択して［次へ］ボタンをクリックし、CSV形式のファイルを読み込みましょう。

ただし、Outlookに取り込む際に、住所や電話番号などの項目がOutlookの連絡先のどの項目に相当するかを設定する必要があります。

ここではほかのアプリから書き出したデータをOutlookに取り込んでいますが、Outlookのアイテムを書き出すこともできます。

また、Outlookのデータ全体を1つのファイルにして書き出せば、Outlookデータのバックアップとして使えます。詳しくは付録3を参照してください。

連絡先を取り込んだら、Outlookの連絡先として正しくインポートされているかどうか、その場で確認しておきましょう。

場合によって、データの一部が文字化けしていることがあるほか、一部の情報が正しいフィールドに読み込まれていない場合があります。取り込んだときに訂正しておけば、利用時に慌てることがありません。

Gmailの連絡先は、さまざまな方法でエクスポートできます。Gmailでは、［Outlook CSV形式］というファイル形式でデータを保存できるので、比較的容易にOutlookに取り込むことができます。

また、Windows の［メール］アプリにGoogleアカウントを追加すれば、連絡先データが［People］アプリ経由で統合されます。Outlookで［メール］アプリと同じMicrosoftアカウントを使用している場合は、Outlookからその連絡先を参照することも可能です。

Outlookの連絡先は、そのままメールに添付して送信できます。ただし、受け取った相手のパソコンにvCard形式のファイルを扱えるアプリがないと、データを開いてもらえません。

相手がOutlookでメールを受信したときは、添付されたvCard形式のファイルをダブルクリックして、すぐに連絡先を保存できます。

vCardファイルは、単独のファイルとしてOutlookで開くこともできます。エクスプローラーでファイルを表示し、そのファイルをダブルクリックすればOutlookが起動します。

ファイルを開く方法を確認された場合は、Outlookを選びます。内容を確認し、［保存して閉じる］ボタンをクリックすることで、Outlookの連絡先として取り込まれます。