会議出席依頼の機能を使うと、会議やイベントの日時、場所などの情報をまとめたiCalender形式のファイル（ICSファイル）が添付されます。

受け取った相手は、参加の可否をクリックで決定でき、参加を承諾した場合、その予定がその人のカレンダーに追加されます。Outlookはもちろん、Gmailや主要メールアプリなどがこの機能に対応しています。

ただし、スマートフォン標準のメールアプリなどではICSファイルに対応しておらず、その場合は［添付ファイル削除］というメッセージが表示されます。

新しい予定を作成し、［予定］ウィンドウで［予定］タブの［会議出席依頼］ボタンをクリックすると、予定の作成と出席依頼のメールの送信を同時に実行できます。

送信した出席依頼のメールは、自分が「開催者」となって相手に届きます。相手が出欠確認に応答すると、その状態がメールで返ってきて、［会議］ウィンドウで招待者ごとの出欠状況を確認できるようになります。また、予定の日時などに変更を加えたり、新たな招待者を追加した場合も、その変更内容を招待者に送信できます。

招待メールを受け取った場合、手順4の画面で［予定表プレビュー］をクリックすると、閲覧ウィンドウ内で、自分の予定表を確認できます。

招待された予定の前後に別の予定が入っていないかどうかを確認できるので、出席するか欠席するかを決めるのに便利です。

出席依頼を承諾する場合、［承諾］の一覧から［コメントを付けて返信する］［すぐに返信する］［返信しない］のいずれかを選びます。［すぐに返信する］を選ぶと、手順6のようなメッセージは返信されず、承諾したことだけが開催者に通知されます。

［返信しない］を選んだ場合、招待を受けた予定が自分の予定表に追加されますが、開催者に参加承諾が通知されません。出席の意思はあるがメールを返信する余裕がないというときは、せめて［すぐに返信する］をクリックしておきましょう。

手順5の開催者への返答は、［承諾］［仮の予定］［辞退］［新しい日時を指定］の4つの中から選択します。参加の可否がはっきりしない場合は［仮の予定］をクリックして保留の意思を返答しておき、予定が確定した時点で承諾または辞退の返答をします。

なお、［仮の予定］の一覧から［コメントを付けて返信する］か［すぐに返信する］を選択すると、開催者には［仮承認］という情報が通知されます。

招待した相手がOutlookを使っていない場合でも、Outlook.comのほか、企業で使われているMicrosoft Exchange、Googleアカウント（Gmail、Googleカレンダー）など、互換性のあるクラウドサービスを使っている場合は、会議出席依頼の機能が有効になります。

なお、招待メールを送った相手が対応するクラウドサービスやアプリを使用していない場合も、予定表データの添付されたメールは届きます。ただし、出欠確認機能やカレンダーアプリとの連携は利用できません。

手順5で［仮の予定］や［新しい日時を指定］の［仮承認して別の日時を指定］を通知した予定は、予定の左に斜線が表示されます。

手順8で自動的に追加された予定をダブルクリックすると、［会議］ウィンドウが表示され、会議の詳細を確認できます。

また、［会議］タブの［返信］グループから予定変更の返答をすることもできます。参加できるはずの会議に参加できなくなってしまった場合には辞退の返答をしておきましょう。