Outlookで機能をフルに使う方法

企業や学校で提供されるメールやコラボレーションツールが、ExchangeサービスならOutlookの機能を存分に発揮できます。ここではその概要を紹介します。

68企業、学校向けExchangeサービスの紹介

Outlookの機能をフルに使うには

これまでの章では、自分のメールや予定、タスク、連絡先などを管理してきました。Outlookは、これらをチームメンバーと共有することもできます。

例えば、今までは複数のメンバーで会議をしたいときに、予定を調整するメールを何度もやりとりして、全員が出席できる日時を決めていました。予定表が共有されていれば、メンバー全員の空いている日時はすぐに分かります。

Outlookなら、相手の予定表のその時間に会議の仮予約を入れることもできます。

このようなコラボレーション機能を実現するには、メールサービスのシステムとして、「Microsoft Exchange」が使われている必要があります。

実際に多くの企業や学校で、Microsoft Exchangeが採用されています。Exchangeサービスは、次の2つに大別されます。

利用者は、特にこの違いを意識する必要はありませんが、Exchangeサービスを利用していない場合は、Exchange Onlineを個人で使うこともできます。

ExchangeはクラウドサービスのMicrosoft Exchage Onlineとしても提供され、個人でも月額430円／1ユーザー（税別：2019年7月現在）で利用できます。

PC単体、あるいはOutlook.comでは提供されていない機能を利用でき、メール、予定表、タスク、メモ、連絡先を統合的に管理し、すべてのアイテムを連携させて使うことができます。

さらに、Webブラウザー、Android、iOSなどのあらゆる機器から利用できるといった特徴があります。コラボレーション機能が特徴なので、Outlookの真価を発揮するには、家族の分も契約する必要があります。契約には、Microsoftアカウントとクレジットカードが必要です。

予定表と同様、連絡やタスクも共有できます。タスクなら［新しいタスク］ウィンドウで［タスクの依頼］ボタンから、連絡先なら、連絡先を表示した画面で［連絡先の共有］ボタンから共有できます。

Exchageサービスの最たる特徴は、予定表や連絡先の共有などチームでの共同作業ができる点にあります。グループスケジュール、会議室、機材の予約などのリソース管理などは、コラボレーションシステムならではのものです。