69共有メールの送信

予定表を共有するには

予定を共有する際の操作

1予定表の共有を開始する

2共有用のメールを送信する

HINT 詳細情報の公開レベル

各予定表アイテムにはその詳細が記載されていることがあります。他人に自分の予定を公開する際には、この詳細について、3段階の公開レベルを選択することができます。

HINT [宛先]ボタンからも相手を選択できる

手順2では、メールアドレスを直接入力しましたが、[宛先]ボタンから共有する相手を選択できます。

3共有を完了する

HINT 予定ごとに公開方法を設定できる

個々の予定は、その公開方法として、
・空き時間
・他の場所での作業
・仮の予定
・取り込み中
・外出中
を設定しておくことができます。

社内や学内でのミーティングを設定する際に、その前の予定が外出中であることがわかっていれば移動の時間を確保するなどの配慮をしてもらうことができます。もちろん、あらゆる予定をすべて入れておくということも大切です。

共有した予定表の設定を変更する

1予定表のアクセス権を変更する

HINT アクセス権を変更するだけならメールは送信されない

上の手順を使えば、アクセス権のないユーザーに対しても共有する設定にできます。この場合は、共有のお知らせメールは送信されません。

ただ共有するだけでは相手が気付かないので、新たに共有する場合は、共有用のメールを送るようにしましょう。

2変更を完了する

Point 予定は自分だけのものではない

上司や部下、あるいは同僚の予定をある程度把握することができれば、メールで複数メンバーの予定を問い合わせて互いの空き時間をすりあわせるといったことをしなくても、短時間でチームの予定を決めることができます。

共同作業においては、予定が自分だけのものではないことを頭においておきましょう。