無料でも高性能。チームに必要な機能を1アプリに結集

新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークが推進されていますが、現代のテレワークで欠かせないのが、Web会議／ビデオ会議のためのツール。マイクロソフトの「Microsoft Teams」（以降Teams）は、「Zoom」や「Google Meet」などと並ぶ、有力なツールです。

Web会議機能だけを持つZoomに対して、Microsoft Teamsはテキストによるチャットやファイル共有など、共同作業に必要な機能を一式備えています。そのため、チームの仕事環境をまとめて整えられることが特長です。

Google MeetもGoogleの各種アプリ（サービス）を組み合わせることで共同作業の環境をそろえられますが、Microsoft Teamsは1つのアプリの中ですべての機能が利用できます。初めて使う人にも、よりわかりやすいと言えるでしょう。

Microsoft Teamsは企業向けのMicrosoft 365（旧称「Office 365」）に含まれ、Microsoft 365を導入している企業では高機能のサービスを利用できます。しかし、導入していない企業や個人のユーザーでも、無料で主要な機能を利用できます。有料版と無料版の違いは、本記事の最後に詳しく解説します。

Web会議、チャット、ファイル共有の3本柱

Teamsでできることを紹介します。1つのアプリ内で自分が所属する複数のチームを管理し、Web会議やチャット、ファイル共有などが行えます。

Web会議は外部の人も招待可能

テレワークに欠かせないWeb会議は、チームのメンバーだけでなく、外部の人やTeamsを利用していない人も招待可能です（招待を受けた人は、Webブラウザーから参加します）。他部署や取引先などとの急な打ち合わせなど、さまざまなメンバーが参加する会議に利用できて重宝します。

iPhone/Android用のアプリもあるので、パソコンが利用できる環境にない人でも問題なく参加できます。画面共有機能や、Web会議中に使えるチャット機能もあるので、資料を共有しながら話したり、決定事項をメモして確認しながら進めたり、といったこともスムーズに行えます。

メンバーを招待して設定したチームの間で、いつでも［会議］（Web会議）を開始できます。必要に応じて外部のユーザーを招待も可能です。

1対1でのWeb会議の様子。会議には最大250人が参加でき、9人まで同時に画面に表示されます。

Web会議中にWebブラウザーやOfficeアプリの画面を共有する［発表］も簡単にできます。

映像が必要ない場合は［通話］機能により、Web会議よりも気軽に利用可能な音声通話ができます。

離れて作業するメンバーの情報共有に欠かせないチャット

ビデオ会議は時間を決めて集中的に行いますが、お互いの仕事の進捗を常時共有したり、さまざまな指示や依頼を行ったりといった情報共有には、テキストによるチャットが便利です。

オフィスで仕事をしているときには、進捗の共有や細かな指示などは口頭で行うことが多かったでしょう。これらを都度メールで行うと煩雑になり、行き違いや確認もれなども起こりがちです。チャットで手早く行い、過去のログもすぐに確認できるようにしましょう。必要に応じて、チームのメンバーだけでなく外部の人の参加も可能です。

チャットを情報共有のために取り入れることで、メールよりも手短でテンポのいいやりとりが可能に。過去の会話内容もすぐに確認できます。

各種資料・文書のファイルもTeams上で共有

資料や文書のファイル共有も、チームでの仕事には欠かせません。Teamsでは無料版でもユーザー1人あたり2GBまで（チーム全体で10GBまで）の容量を利用し、チャットに添付したり、「ファイル」画面から参照・編集したりできます。

チームでの共同編集も可能で、例えば誰かが作成したExcelのスケジュール表にほかのメンバーが追記したり、コメントを付けたりといったことがTeamsアプリ内でシームレスに行えます。文書の共同編集はGoogleドライブも優秀ですが、Web会議やチャットと同じアプリ内で完結できるわかりやすさと、Microsoft Officeとの相性のよさがTeamsの利点だと言えます。

チームで共有しているファイルが一覧で表示され、その場で開けます。

TeamsのアプリでOffice文書を開き、簡単な編集も可能です。本格的な編集が必要な場合は、Officeアプリもシームレスに起動できます。

無料でも十分な機能を利用できる

冒頭でも述べたとおり、Teamsは企業向けのMicrosoft 365に含まれる有料版と、だれでも利用できる無料版の2つのプランがあります。有料のTeamsが利用できるMicrosoft 365は、「Microsoft 365 Business Basic」（月額540円／ユーザー）、「Microsoft 365 Business Standard」（月額1,360円／ユーザー）、および大企業用の「Microsoft 365 E3」（月額2,170円／ユーザー）の3種類のプランです。

無料版のTeamsは、誰でもサインアップして利用できます。無料版と有料版の比較は下表のとおりとなっており、無料版でもほとんどの機能が利用可能です。時間を指定したWeb会議の予約や、Web会議の映像の記録ができないことが大きな違いとなりますが、無料でも十分に役立つサービスとなっています。

利用できるファイルサイズに上限があり、無料版では画像や動画を多数共有すると、上限に引っ掛かる可能性があります（1人あたり2GB、チーム全体で10GB）。チームに招待できるユーザーの数にも上限がありますが、50万ユーザーなので気にする必要はないでしょう。

Microsoft Teams無料版、有料版の機能比較

プラン	無料版	有料版
料金	無料版	企業向けMicrosoft 365の料金に含まれる
最大ユーザー数	50万	無制限
共有できるファイルの容量	1ユーザーあたり2GB／チーム全体で10GB	1ユーザーあたり1TB
外部のユーザーの招待	○	○
ビデオ会議、通話	○	○
ビデオ会議のスケジュール設定	×	○
ビデオ会議の記録	×	○
チャット	○	○
ファイル共有・共同編集	○	○

近日公開予定の次回の記事では、Teamsのサインアップから、ユーザーを招待してチームを作成する方法、およびスマートフォンアプリの機能を紹介します。