時短の原則は「短縮」「整頓」「ミス防止」

毎日の仕事は、パソコンに関する知識を少し見にづければ、ぐっと時短が可能になります。ここでは、応用範囲が広いパソコン仕事の時短ワザを10本紹介します。

時短を実現する3原則では、次に紹介する「短縮」「整頓」「ミス防止」があります。速攻せいの「短縮」だけでなく、あとあとの作業に大きく効果が出る「整頓」と「ミス防止」のワザも取り入れ、ストレスなく仕事を進めましょう。

短縮 操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させます。直接的な時短につながるワザです。

整頓 データ整理や作業の方法をルール化します。その場では少し手間が増えても、以降の作業で生じるムダをなくし、トータルで大きな時短につなげます。

ミス防止 ミスやトラブルを予防して、今後起こるかもしれない大幅な時間の損失を防ぐ、習慣化する価値の大きなワザです。

1.いつも使うアプリの起動を手短に

Windowsではアプリをスタートメニューから起動しますが、仕事でよく使うアプリには、より起動しやすい方法を用意しましょう。スタートメニューを開く回数を減らすことが、積み重なって仕事時間の大幅な短縮につながります。

2.作業の再開は「履歴」からスマートに

前日の作業を再開するときは、Windowsの機能や、Officeなどのアプリが持つ履歴機能を活用しましょう。ファイルを探して開くよりもスマートな操作で、すぐに仕事に取り掛かれます。

3.デスクトップで行方不明が発生していませんか？

ちょっとした作業時の一時保存や圧縮ファイルの展開などに、「とりあえず」でデスクトップを使っていませんか？ デスクトップが散らかると、それだけ作業効率がダウン。ミスの温床にもなってしまいます。

4.左手の使い方を変えれば仕事のスピードが変わる

右手でマウスを操作するとき、左手はキーボードの主要なショートカットキーを押さえます。よく使うコピー、貼り付け、取り消しなどのショートカットキーは、左手で操作しやすい位置に左側に集中しているのです。

5.テレワークでは重要な切り替えのワザ

Windows 10では「仮想デスクトップ」で複数のデスクトップ＝作業スペースを切り替えられます。家庭や個人の作業用、会社の仕事用などでデスクトップを分ければ、気持ちと作業スペースを同時に切り替えられます。

6.一気に終わらせたいときは「集中モード」に切り替え

「集中モード」とは、デスクトップに通知を表示しないようにして、作業に集中できる状態を作るモードです。思考を乱されたくないときや、面倒な作業を一気に終わらせる場面で使いましょう。

7.命名ルールを決めればファイル整理で迷わない

ファイル名をどう付けるか？ で悩むこのは、純粋な時間のムダです。整理しやすい作成日入りの命名規則を決めてしまえば、命名に悩む時間も探しものの時間もなくせます。

8.ファイルの移動をややこしくしないために

ファイルを整理するとき、こちらで切り抜いて移動先で張り付けて...といった作業は手間がかかり、混乱しがちでもあります。移動元、移動先の2つのウィンドウを手早く開き、ドラッグで移動するのがシンプルで明快です。

9.ファイル検索は結果が少なくなるキーワードで

ファイルが行方不明になってしまったときは検索を利用しますが、このとき、ファイル名だけでなく文書の内容もキーワードにできることを知っておきましょう。ユニークな（多くのファイルで使っていない固有の）キーワードで検索すれば、すぐに目的のファイルを見つけられるようになります。

10.「印刷キュー」はただの情報画面ではない！

文書の印刷状況が表示されるプリンターの「印刷キュー」画面は、直接文書ファイルをドラッグすると文書を印刷できてしまいます。多数のファイルを一気に印刷したいときは、これを知っていると非常に便利です。