テレワークの導入

「テレワーク」はオフィスなどから離れた場所で、さまざまな業務をこなすワークスタイルです。国内では拡がりはじめたばかりの言葉で、まだなじみが薄いため、何か難しそうなもの、特別なツールが必要なものなどと捉えられがちです。

しかし、テレワークはいくつかのツールや知識、工夫があれば、すぐにでも普段の業務やビジネスに取り入れることができます。もしかすると、その一部はすでに身近で実践している事例があるかもしれません。

モデルケース1：ファイル共有と共同編集

ビジネスでは複数の人が関わりながら、文書を作成したり、仕事に必要なデータを扱ったりすることがあります。このようなとき、かつては文書に変更を加えるたびに、スタッフの間でメールを送受信したり、USBメモリーなどでファイルをコピーしていましたが、現在では社内ネットワーク上でファイルを共有したり、共同で文書を編集しています。

しかし、テレワークになると、スタッフが自宅などから社内のネットワークにインターネット経由でアクセスして、作業を行なうことになります。社内ネットワークを利用せずに、各社のクラウドサービスなどを利用して、同じようにファイルの共有や共同で文書を編集することもできます。

モデルケース2：チャットツールによるコミュニケーション

会社の規模にもよりますが、オフィスで働いているときは、他のスタッフが近くにいるため、業務に必要な連絡や指示をすぐに伝えることができます。しかし、テレワークの場合、スタッフが離れた場所に居るため、すぐに伝えられません。

そこで、チャットツールを利用し、さまざまな連絡や指示を伝えます。チャットツールに必要な情報を書き込んでおけば、他のスタッフの状況に左右されず、指示を伝えることができるだけでなく、以前に出された指示なども見返すことができるため、円滑なコミュニケーションができます。

また、グループでチャットをしたり、チャットツールを介して、写真などのデータを送受信したりすることもできます。

モデルケース3：オンライン会議（ビデオ会議）

社内の会議室に集まったり、取引先を訪ねて、打ち合わせをしたりといったこともオンライン会議やビデオチャットのツールを使うことで、離れたところにいる人と同じようにコミュニケーションができます。

パソコンやスマートフォンの内蔵カメラを使い、お互いの顔を合わせて、話すことができるだけでなく、アプリケーションの画面を共有しながら、打ち合わせをすることも可能です。