提出資料の見映えをスッキリできる

Excelでは、既存のフォーマットに沿って資料を作成したり、過去に作成した集計表を再利用したりすることがよくあります。

そのようなとき、数値がまだ確定していない未入力のセルに「0」(ゼロ)が表示されてしまい、困った経験はありませんか? 例えば、以下のようなケースです。

「0」を非表示にする5つの方法

集計表の「第4回」「第5回」の「合計」列に「0」が表示されてしまっています。このセルE5~E6にはSUM関数が入力されています。

「合計」列にSUM関数が入力されているのは妥当ですし、まだ数値が確定していない「第4回」「第5回」の合計が「0」になるのは仕方のないことです。しかし、この資料を会議や取引先に提出するとなると、「0」があることで何となく作成途中のような印象がして、資料としての見映えがイマイチだと感じます。

しかし、「0」を非表示にするために「合計」列の関数を削除してしまっては、必要になったときに再入力することになり、実用的ではありません。今回は、一時的に「0」を非表示にしたいときに役立つ5つのテクニックを紹介します。

文字色を「白」にする

「0」と表示されているセル範囲を選択し、文字色を「白」にする方法です。乱暴ですがいちばん単純で、とりあえず印刷時に見えなければOK、といった場面で有効です。

1セル範囲を選択する

「0」を非表示にする5つの方法

「0」を非表示にしたいセル範囲を選択します。

2文字色を設定する

「0」を非表示にする5つの方法

[フォントの色]の[▼]をクリックして、[白, 背景1]を選択します。

3「0」が非表示になった

「0」を非表示にする5つの方法

「0」が非表示になりました。あくまで応急処置なので、印刷後、すぐに元に戻しておくことをおすすめします。

セルの書式を設定する

計算式が入力されているセル範囲に、ユーザー定義書式を設定する方法です。計算式があるほかのセルに適用しても、「0」以外のセルには影響しないため重宝します。

1[セルの書式設定]ダイアログボックスを表示する

「0」を非表示にする5つの方法

計算式が入力されているセル範囲を選択して、[Ctrl]+[1]キーを押して[セルの書式設定]ダイアログボックスを表示します。続いて[ユーザー定義]を選択して、種類に「#」と入力します。「0」以外のセルに桁区切りが必要な場合は「#,###」と指定します。

2「0」が非表示になった

「0」を非表示にする5つの方法

「0」が非表示になりました。「0」以外のセルはそのままです。

条件付き書式を利用する

条件付き書式で「0」を非表示にする方法です。ここでは値が「0」に該当するときに文字色を「白」にする書式を設定していますが、特定の値を基準として、セルや文字の色を切り替えるなどの処理も可能です。

1[セルの書式設定]ダイアログボックスを表示する

「0」を非表示にする5つの方法

計算式の入力されているセル範囲を選択して、[条件付き書式]→[新しいルール]の順にクリックします。

2条件を指定する

「0」を非表示にする5つの方法

[セルの値][次の値に等しい]と選択して「0」と指定します。続けて、この条件を満たすときの書式を指定します。[書式]をクリックしましょう。

3書式を指定する

「0」を非表示にする5つの方法

[セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されました。[フォント]タブをクリックして、[色]で[白, 背景1]を選択します。[OK]をクリックすると[新しい書式ルール]ダイアログボックスに戻ります。

「0」を非表示にする5つの方法

書式を設定できたので[OK]をクリックします。

4「0」が非表示になった

「0」を非表示にする5つの方法

「0」が非表示になりました。条件を満たさないほかのセルはそのままです。

IF関数を利用する

IF関数を使い、値が「0」の場合に何も表示しないという処理をします。関数に慣れている人におすすめの方法です。

冒頭の集計表を例にすると、「合計」列の数式を「=IF(SUM(B2:D2)<>0,SUM(B2:D2),"")」のように修正します。『セルB2~D2の合計値が「0」でなければ、セルB2~D2の合計値を表示する、そうでなければ空白の文字("")を表示する』という意味です。「=IF(SUM(B2:D2)=0,"",SUM(B2:D2))」としても構いません。

1入力済みの数式にIF関数を組み込む

「0」を非表示にする5つの方法

入力済みの数式を「=IF(SUM(B2:D2)<>0,SUM(B2:D2),"")」と修正します。修正した数式をセルE6までコピーしておきます。

4「0」が非表示になった

「0」を非表示にする5つの方法

「0」が非表示になりました。IF関数の条件を満たさないセルの値はそのままです。

Excelのオプションで非表示にする

[Excelのオプション]で設定を変更して、シートまたはブック全体の「0」を非表示にする方法です。ただ、この方法には後述する弊害もあることを覚えておいてください。

1[Excelのオプション]を表示する

「0」を非表示にする5つの方法

[ファイル]タブ→[オプション]の順にクリックして[Excelのオプション]を表示しておきます。[詳細設定]をクリックして画面を下方向へスクロールしましょう。続いて、[次のシートで作業するときの表示設定]で、対象とするワークシート(ここでは「Sheet1」)を選択します。[ゼロ値のセルにゼロを表示する]のチェックを外して[OK]をクリックします。

2「0」が非表示になった

「0」を非表示にする5つの方法

「0」が非表示になりました。

[Excelのオプション]で「0」を非表示にした場合、そのワークシートに存在するすべての「0」が非表示になることに注意してください。例えば、以下のように集計表の脇に内訳がメモとして記入されているシートを想定してみましょう。

「0」を非表示にする5つの方法

左側の集計表の内訳として、右側に内訳のメモがあります。

この内訳は、それぞれの回において集計が正しく行われていることを確かめる役割もあるため、「0」が表示されていることに意味があるといえます。しかし、[Excelのオプション]で「0」を非表示にすると、集計表だけでなく内訳の「0」も消え、役割を果たさなくなってしまうのです。

「0」を非表示にする5つの方法

内訳の「0」も非表示になると、『「10代」と「70代」は集計漏れでは?』といった誤解を与えかねません。このようにすべての「0」を非表示にすると、不都合が生じることもあります。

Excelの「0」は邪魔になることもありますが、「0」があることでデータの正確さを伝えられることもあります。どのような目的で提出する資料なのか、状況に応じて使い分けてください。